前回に続き、多くの企業で周期的に発生する事務作業、例えば請求書の発行や取引先へのメール連絡の改善について考えます。
まず前提として、定例作業はEXCELで対応できることが多いため、次の方針で改善を行います。
取引先の少ない企業やレンタルオフィスに入会されているスタートアップ企業では、特別な請求書発行システムを導入せず、メールまたは郵送で請求書を発行していることが多いと思います。ここでは、請求書をメール添付で送信する作業を効率化した事例を紹介します。
メール送信の基本的な手順は次の通りです。
日付や宛先を除き、毎月同じ内容となることが多いので、これらをEXCELで自動化します。以下はメールの参考例です。
【宛先】:AAA@****
【CC】:BBB@****
【件名】:X月分の請求書を送付します。
【本文】
AAA様
いつもお世話になっております。
X月分の請求書を送付致します。
以上、取り急ぎご連絡まで
【メーラー側で設定する署名】
【添付ファイル】
この例では、AAA様、BBB様、X月と添付ファイル以外は全く同じ内容になります。これをEXCELのHyperlink関数を使って自動化します。
例えば、セルA1にメールアドレスが入力されている場合、=HYPERLINK("mailto"&A1)と入力すると、A1のメールアドレスがメーラーの送信先に自動で追加されます。そのほかの入力についてはご自身でお調べ下さい。
請求書作成をEXCELで行っている場合、この作業も効率化できます。弊社では次の流れで請求書を作成・発行しています。
特に手間だったのがスキャンしてファイル名を変更する作業でした。従来は請求書を1枚ずつスキャンし、ファイル名を手作業で変更していましたが、非効率でミスも発生しやすい状態でした。
そこで、EXCELに変更前のファイル名と変更後のファイル名を入力し、一括で変更できるようにしました。以下はその大まかな流れです。
この方法で、複数のデータでも一括で変更でき、大幅な時間短縮が可能です。ただし、スキャンした請求書の順番と変更するファイル名の順番を合わせる必要があります。また、コマンドプロンプトを使う際にはファイル名には禁則文字がありますので注意してください。
EXCELを使った業務効率化は追加費用がかからず、社内で作成・カスタマイズも容易ですのでぜひご活用ください。どうしてもわからない場合や、導入したい場合は弊社のお問合せフォームよりご相談ください。但し有償のコンサルティング契約が必要となります。
今日からゴールデンウィークに入られる方も多いと思います。火曜日から3日休むと10連休ですが、経営者になるとなかなか休めないですね。月初に請求書の作成もありますし。まぁ、混んでいる祝日に仕事をして、空いている平日に休むことができるのも経営者の特権と言えば特権ですが...
さて、GWと言えば旅行や観光、帰省など移動を伴う行事が多いですが、 私が日本にいるときは超が付くほどのインドア派で、国内旅行はほとんどしたことがありません。海外旅行は35ヵ国を行きましたが、コロナ禍から記録が止まっています。今年のGWはどこにも行く予定がありませんので、自宅で模型製作をする予定です。
今回は固いビジネスのお話は中断して、OBCに展示してあるドールハウスのご紹介です。貸し会議室というのはどこか無機質で殺風景なイメージがあったので、昨年よりドールハウスを製作しておりました。現在、4作品が完成しており、OBC内に何個か展示してあります。
いずれもAMAZONで購入したものを自分で組み立てました。説明書は簡単な英語なので全く問題ありませんでしたが、ドールハウスはプラモデルとは違って、紙や木の部品が多く、MDF板に紙を接着しようとすると水分で反ったり、しわができるのでその修正に苦労しました。また、部品の取り付け位置が不明確だったり、不足部品もあってかなり大変な作業でした(対象年齢14歳以上とか書いてありますが、その年齢ではなかなか厳しいと思います。)また、スマホ老眼との闘いで、拡大鏡を使用しながら作業しましたので肩こりがひどかったです。
製作期間は仕事の合間を縫ってOBCの第2会議室で1日2時間ぐらい作業し、1つの作品を完成させるのに2~3週間かかりました。4つのキット全てにLEDの電飾が付属していましたので、夜に照明を消してLEDを点灯させると幻想的な空間が生まれて癒されます。また、写真1の右から2番目の花屋さんとホテルのキットにはオルゴールも付属しており、きれいな音楽を奏でます。キットは大きさにもよりますが1つ5,000円前後です。製作に必要な道具ははさみやカッターナイフとカッターマット、ピンセットに接着剤、それと爪楊枝ぐらいです。道具は100均やホームセンターで全て揃いますし、キットと合わせても1万円ぐらいですので、趣味としては安いと思います。
展示場所は3階の第2会議室入口手前に2個ほど展示しております。作品への反響ですが、やはり興味を持たれるお子様や女性の方が多いですね。オルゴールを鳴らしたり、LEDを点灯させると喜んでくれます。また、男性の方でもちょっと足を止めて見て頂いているようで、会議の合間の息抜きになれば幸いです。現在、新規の製作はおこなっておりませんが、ご要望があったり、気がむいたら再開したいと思います。
普段はアクリルケースの中に入れてありますが、もし、もっと近くでご覧になりたい、LEDを点灯した状態でご覧になれたいなど、ご要望のある方はOBC受付までご連絡ください。また、実際に作ってみたいという方はキットの選び方や製作に関するアドバイス、道具の使い方などもご指導いたします。また、途中まで製作して断念したという方でも対応致しますので、お気軽にご相談ください。
模型作りに器用とか不器用なのは関係ありませんし、歳をとっても続けられる趣味ですので、この機会に興味を持って頂けますと幸いです。
写真1 全4作品(現在、新規製作は一時中断しています。)
写真2 魔法の杖のお店(ハリー〇ッターのようです。)
写真3 お店の内部
写真4 LED点灯状態
写真5 ホテルと花屋さんの夜。幻想的です♪
OBCの貸し会議室の特徴ですが、お子様の習い事での利用がとても多いです。月に50~80名近くのお子様が会議室で開催される習い事に通ってきます。延べ人数ではありませんので、延べ人数にすると月に200名以上となります。また、習い事を運営されている会社様に対しては、時間帯によっては保護者様よる送迎をお願いしていますので、習い事の開始前後ではビルを囲むように保護者様が待っておられます。これだけでも潜在的な広告宣伝の効果があります。
また、OBCのレンタルオフィスの会員様の息子さんが弊社の貸し会議室で開催されている習い事に通っているのですが、その方より、「習い事が1時間なので送迎が大変」と聞きました。確かに1時間では一度帰宅してもすぐに戻る必要がありますし、かと言ってただ待つには長く、節約志向の中喫茶店で時間を潰すのももったいないように感じます。
ここに親御さんの時間を潰すニーズがあります。お子様が習い事をやっている間に、親御さんが同じ時間に、同じ建物で習い事ができれば、お子様は安心、親御さんも送迎の負担が減るのではないでしょうか?
幸い、OBCの貸し会議室は2か所ありますので、うまく時間を合わせれば簡単に集客できます。習い事の候補は例えば、音読会、編み物、語学、トランプなどあまり準備時間を掛けずに、時間が来れば止められるものが良いと思います。
開催時間等はこちらで相談お受けできますし内覧も可能です。また、定期利用の場合は1年間の長期先行予約もお受けしております。更に、OBC内へのパンフレットの掲載、貸会議室のページにリンクを貼り付けることもできますので、お気軽にお問い合わせください。
人件費とは、企業が従業員に支払う給与や社会保険料などを含む会計上の費用を指します。しかし、これを単なる「コスト」として捉えてしまうと、経営者は自然と人件費削減を目指すようになり、結果として社員のモチベーション低下や企業の長期的な成長に悪影響を及ぼす可能性があります。
この問題の背景には、企業の業績評価指標である**売上高営業利益率(ROS)**の存在があります。一般的に、ROSが高い企業は収益性が高いとされ、株主にとって魅力的な企業と見なされます。しかし、営業利益は人件費の調整で容易に変動するため、人件費削減によってROSを引き上げようとする傾向があります。
例えば、売上が同じA社とB社を比較した場合、A社は低賃金でROSが高く、B社は高賃金でROSが低いとします。株主目線ではA社が良い企業に見えますが、社員の立場からすればB社の方が満足度が高い可能性があります。では、社員のモチベーションが低いA社は、将来的に持続的成長ができるのでしょうか?
ここで注目すべきなのが、付加価値額という別の経営指標です。これは、
付加価値額 = 営業利益 + 人件費 + 減価償却費(+租税公課や賃借料など)
で算出され、企業がどれだけ価値を生み出しているかを測る上で、より本質的な指標とされています。さらに、これを従業員数で割ることで求められる労働生産性も重要な視点です。
大企業や上場企業は株主向けの報告が求められるため、どうしてもROS重視の傾向があります。しかし、中小企業や家族経営の企業では、付加価値額や労働生産性を重視した方が健全な経営が可能です。人件費・利益・設備投資のバランスをとりつつ、社員の満足度やエンゲージメントを高めることが、最終的に業績向上にもつながります。
実は、人件費は広告宣伝費としての役割も果たすと考えることができます。社員の待遇が悪い企業は、口コミやSNSなどでネガティブな評判が広まり、採用難やブランドイメージの低下に繋がることがあります。一方、待遇の良い企業は社員のやる気が高く、離職率も低く、企業全体のパフォーマンスが向上します。
近年では、労働条件に虚偽を提示する企業も存在し、そうした企業では社員のモチベーション低下や品質管理トラブルが頻発しています(例:某ペットフード会社など)。これは、人件費をコストとしか見ていない経営の弊害といえるでしょう。
結論として、私は自身の経営経験やコンサルティングを通じて、人件費をコストではなく「付加価値」や「将来への投資」として捉えることの重要性を強く感じています。給料を上げることは、短期的には利益を圧迫するかもしれませんが、中長期的には社員満足度の向上と企業の持続的成長に大きく寄与します。
人件費は削減すべきコストではなく、成長を生み出す源泉です。その視点を持つことが、これからの時代の経営において不可欠だと考えます。
OBC 大田ビジネスコミュニティーセンターではレンタルオフィスの会員だけでなく、非会員の方にもコンサルティングを行っています。蒲田近郊で対面でのコンサルティングをご希望の方はお問い合わせフォームからお申し込みください。