お知らせ一覧

2024年06月13日

貸し会議室のエアコンクリーニングを実施しました。

エアコンクリーニング

OBC 大田ビジネスコミュニティーセンターでは、貸し会議室をご利用いただくお客様に快適な環境を提供するため、定期的な設備メンテナンスを行っております。今回、第1会議室と第2会議室のエアコンクリーニングを実施しました。

スタッフ一同ご利用を心よりお待ちしております。

作業風景

2024年05月31日

業務改善の進め方(3)データ分析の重要性と方法

業務改善に欠かせないデータ分析の重要性と方法

業務改善において欠かせないのは、課題の把握と改善前後の効果検証です。そのためには、データ分析が重要な役割を果たします。しかし、小規模な企業では、日常業務に追われてデータベース自体がなかったり、データ分析にまで手が回っていないことが多いです。そこで、今回はデータ分析の方法について解説します。

データ分析の重要性と初めのステップ

会社を経営する上で、売上や経費の記帳は必須です。しかし、決算の時だけ行う会社も少なくありません。これでは、タイムリーなデータ分析ができません。まずは、毎月の財務データ入力を習慣化することが重要です。これらは会計事務所に依頼しても構いませんが、小規模な企業では自分で入力した方が経費の無駄や資金繰りを把握しやすいです。

データベースの作成とデータの蓄積

次に、売上や原価などの財務データと、それ以外のデータを蓄積してデータベースを構築します。Excelなどの表計算ソフトを使用すれば十分であり、特別なソフトを導入する必要はありません。財務データ以外には、来客数や販売個数、利用時間、電気やガスの使用量などが含まれます。現時点でデータ分析に必要がないと思われるデータでも、後から役に立つことがあるので、可能な限りすべてのデータをデータベースに入力することをお勧めします。これらのデータを一元管理することで、分析が容易になります。

データ分析方法

次に、データ分析の方法について説明します。まずは月ごとの推移を見ていきます。売上や原価などのデータは会計ソフトでグラフ化できますが、会計ソフトに入力しないデータと財務データの関係はExcelで作成したデータベースで分析する必要があります。

例えば、電力使用量について考えてみましょう。冷暖房の使用頻度が上がると、電力使用量も増えて電気代が上がります。しかし、電力単価も変動するため、金額だけを見ても電気代の増減理由は分かりません。そこで、電力使用量を前月や前年同期と比較したり、販売数量や稼働日数と電力使用量の関係をグラフ化することで、より詳細なデータ分析が可能になります。

このように分析することで、例えばエアコンや冷蔵庫の故障による電力使用量の増加など、真の原因を特定できる場合があります。

【事例】OBCでのデータベース作成と分析

次に私が行ったデータ分析の事例を紹介します。

まず、2022年2月にOBCを事業譲受した際、データベースは引き継ぎませんでした(もともとなかったのかもしれません)。そこで、最初に貸し会議室のデータベースを作成しました。データベースには、利用者名、施設、利用日時、売上、特記事項などを記録しています。これにより、会議室の稼働率や会員と一般のお客様の利用頻度などが容易に把握できるようになりました。

次に、数か月データを蓄積して売上の傾向が掴めるようになった段階で、会議室料金体系の変更しました。事業譲受の時点でOBCの貸し会議室の料金は6つの体系に分かれておりましたが、データ分析の結果に基づき、安い方に合わせて4つの体系に統合しました。その結果、値下げしたにも関わらず、売上はほとんど減少しませんでした(本当は増えて欲しかったですが…)。この理由としては、値下げにより利用時間が増えたことや、元々、利用されていなかったということが考えられます。これらもデータベースから会議室の稼働率を調べることで原因を追究し、例えば、プロジェクターなどの備品の無料化や内装の変更などでサービスの向上を図りました。

また、料金体系がわかりやすくなることで、運営管理が容易になった上にお客様も料金体系を理解しやすくなりました。これにより、双方にとってメリットが生じました。

まとめ

データ分析の重要性は、企業の経営判断や業務改善において欠かせない要素です。日々のデータを蓄積し、定期的に分析することで、売上や経費の動向を把握し、効率的な経営が可能となります。OBCの事例では、データベースの構築と分析により、料金体系の見直しやサービス向上を実現し、売上を維持しつつ顧客満足度を向上させました。このように、地道なデータ蓄積と継続的な分析が、経営の質を高める鍵となります。日常業務に追われがちな中小企業でも、表計算ソフトを活用することで、データの一元管理と有効活用が可能です。データ分析を積極的に取り入れ、経営判断の精度を高めましょう。

2024年05月23日

専門家による無料相談は双方のためにならない

先日、ある行政書士の先生と話す機会がありました。その先生は入国管理の申請代行を主な業務としていて、集客のためにホームページで無料相談を受け付けているそうです。しかし、無料相談から契約に結びつくことが少なく困っていると嘆いていました。同様の悩みは他の専門家からも聞いており、一般的な問題のようです。

また、別の知人からは近隣トラブルで何度も無料の弁護士相談を受けたものの、一向に解決せず困っているとの話がありました。可能なら弁護士を紹介してほしいと言われたので、「お世話になっている弁護士を紹介できますが、初回30分の相談でも5,000円かかります。無料相談はありません」と伝えました。しかし、お金を払ってまで相談したくないと断られてしまいました。この方は問題解決が目的ではなく、単に自分の話を聞いてもらいたいだけなのだと感じました。無料相談は専門家との雑談の場ではないはずですが、このように利用する人もいるようです。

これらの話を総合すると、無料相談は、報酬を払ってもらえない専門家と、報酬を払いたくない相談者がマッチングすることで、問題解決に至らないケースが多い仕組みのように感じます。

専門家が行う無料相談でも何らかの経費がかかっています。行政機関や商工会議所などが主催する無料相談を除けば、専門家は受任して初めて報酬が発生するので、無料相談はあくまで宣伝・広告の一環です。相談者はその事情を理解した上で、無料相談を利用すべきだと思います。特に開業初期の専門家は、無料で対応することで疲弊しないよう注意が必要です。仕事を受任した段階で割引する方が、双方にとって健全なビジネスと言えます

ですが、私自身も専門家に無料相談をお願いすることはあります。その場合は最終的に業務を依頼する前提で、見積を頂くための相談になるよう心掛けています。もし、見積額が折り合わず依頼できない場合は、コンサルティング料としてタイムチャージ分をお支払いしますと伝えることにしています。これは相手の時間を頂いた以上、その対価を払うのは当然だと考えているからです。

そのため、OBCではレンタルオフィス会員様向けに無料の経営コンサルティングを行っていますが、一般の方に対しては有償となっております。会員様からは月額会費をいただいているので、こちらとしても相談を受けやすいのです。なお、実際にご利用されるかどうかは会員様次第となっております。

まとめとして、ビジネスにおける無料相談は慎重に利用することが望ましいです。無料相談が乱用されると、専門家の労力や時間が無駄になるだけでなく、適切な解決策を求める本来の目的から逸れてしまいます。お試しや付帯サービスとしての無料相談を上手に活用し、必要に応じて適正な対価を支払うことで、健全で効果的なビジネス関係を築いていくことが望ましいと考えます。

2024年05月21日

東京都委託の再就職訓練で個人事業主の概要と開業に関するセミナーを開催しました。

OBC 大田ビジネスコミュニティーセンターの代表が、東京都委託の離職者等再就職訓練「キッズロボStepスクール」の訓練生向けに、個人事業主の概要と開業に関する講演を行いました。

訓練委託者:東京都TOKYOはたらくネット
訓練コース:離職者等再就職訓練

訓練機関:キッズロボ合同会社(代表社員 高橋留美子様)
実施施設:キッズロボStepスクール
訓練科名:ゲーム制作を通じて学ぶC#(オンライン)科(3ヶ月)(紙面16ページ)
開催場所:OBC 大田ビジネスコミュニティーセンター 第1会議室

講演内容は、プログラマーやゲームクリエイターを目指す訓練生が個人事業主として開業した場合のメリットやデメリット、個人事業主の概要や手続きおよび留意点について説明しました。さらに、開業後の事業の進め方や公的相談窓口、お役立ちブログ等の紹介も行いました。また、過去の訓練生の中には実際に個人事業主として開業し、活躍されている実例も紹介しました。これらはレンタルオフィス運営で培ったノウハウと、代表自身が経営者としての経験に基づくものであり、リアルなビジネスの情報を提供できたと自負しております。

今回の講演を通して、訓練生の中には就職活動と並行して個人事業主の開業届も検討したいという方もおり、同席した講師からは訓練生のモチベーションアップに繋がっているとの評価を頂きました。

なお、本訓練はOBC 大田ビジネスコミュニティセンターが開校申請段階から支援を行ってきました。訓練機関からも、今後も継続していく意向があり、社会貢献の一助になれば幸いです。

また、OBCでは、単に会議室をお貸しするだけなく、ご利用者様への協業や各種支援も行っておりますので、お気軽にご相談ください。

2024年05月17日

業務改善の進め方(2)EXCELを活用した定例事務作業の効率化

前回に続き、多くの企業で周期的に発生する事務作業、例えば請求書の発行や取引先へのメール連絡の改善について考えます。

まず前提として、定例作業はEXCELで対応できることが多いため、次の方針で改善を行います。

  • 新たな有料システム導入はしない
  • 修正できる人が限られるためマクロは使わない
  • なるべく簡単な操作性を追求する

1.請求書発行業務の効率化

取引先の少ない企業やレンタルオフィスに入会されているスタートアップ企業では、特別な請求書発行システムを導入せず、メールまたは郵送で請求書を発行していることが多いと思います。ここでは、請求書をメール添付で送信する作業を効率化した事例を紹介します。

メール送信の基本的な手順は次の通りです。

  1. 宛先・件名・本文を入力
  2. 添付ファイルを添付
  3. 送信

日付や宛先を除き、毎月同じ内容となることが多いので、これらをEXCELで自動化します。以下はメールの参考例です。


【宛先】:AAA@****
【CC】:BBB@****
【件名】:X月分の請求書を送付します。

【本文】
AAA様
いつもお世話になっております。
X月分の請求書を送付致します。
以上、取り急ぎご連絡まで

【メーラー側で設定する署名】

【添付ファイル】

この例では、AAA様、BBB様、X月と添付ファイル以外は全く同じ内容になります。これをEXCELのHyperlink関数を使って自動化します。

例えば、セルA1にメールアドレスが入力されている場合、=HYPERLINK("mailto"&A1)と入力すると、A1のメールアドレスがメーラーの送信先に自動で追加されます。そのほかの入力についてはご自身でお調べ下さい。

2.ファイル名変更の効率化

請求書作成をEXCELで行っている場合、この作業も効率化できます。弊社では次の流れで請求書を作成・発行しています。

  1. 請求書に金額・日付等を入力
  2. 請求書を印刷し、押印 or 電子印鑑を利用
  3. 請求書の内容を紙でチェック
  4. 請求書をまとめてスキャンしPDF化(1つのファイルとして生成)
  5. ファイルをページごとに分割(フリーソフト利用)
  6. ファイル名を一括で変換
  7. メールに添付し送信

特に手間だったのがスキャンしてファイル名を変更する作業でした。従来は請求書を1枚ずつスキャンし、ファイル名を手作業で変更していましたが、非効率でミスも発生しやすい状態でした。

そこで、EXCELに変更前のファイル名と変更後のファイル名を入力し、一括で変更できるようにしました。以下はその大まかな流れです。

  1. PDFを分割できる商用利用可能なフリーソフトpdf_asでスキャンデータを分割
  2. フォルダのアドレス欄に「cmd」と入力し、コマンドプロンプト(黒い画面)を表示
  3. コマンドプロンプトにdir/b |clipと入力しEnter
  4. クリップボード内のファイル名をEXCELに貼り付け(例:セルA1)
  5. 変更後のファイル名をセルA2に入力
  6. セルA3に=ren&" "&A1&" "&A2という数式を作成し変換コマンドを作成
  7. コマンドプロンプトに貼り付けてEnterを押すとファイル名が変更

この方法で、複数のデータでも一括で変更でき、大幅な時間短縮が可能です。ただし、スキャンした請求書の順番と変更するファイル名の順番を合わせる必要があります。また、コマンドプロンプトを使う際にはファイル名には禁則文字がありますので注意してください。

まとめ

EXCELを使った業務効率化は追加費用がかからず、社内で作成・カスタマイズも容易ですのでぜひご活用ください。どうしてもわからない場合や、導入したい場合は弊社のお問合せフォームよりご相談ください。但し有償のコンサルティング契約が必要となります。

2024年05月16日

タンクバトル交流会が開催されました。

日時: 2024年5月15日(土)18:30〜20:30
場所: OBC 大田ビジネスコミュニティーセンター 第1会議室

主催: 株式会社K-7(代表取締役 北村 翔様)

株式会社K-7様主催のタンクバトル交流会が、OBC 大田ビジネスコミュニティーセンターの第1会議室にて開催されました。この交流会は元陸上自衛官である北村社長が、自律した人材を育成する研修として開発されたものですが、今回は北村社長が所属するグループ内の交流イベントとして開催されました。

特別枠としてOBC代表である渡邊とレンタルオフィス会員の中野行政書士が参加しました。総勢10名の参加者のうち、男性8名、女性2名という構成で、ほとんどが会社経営者や士業の方々でした。特に、弁護士・弁理士・税理士・行政書士などの士業の先生方が多数参加しました。

私自身、ラジコン戦車の操縦は初めての経験でしたが、約30分の操縦で思い通りに動かせるようになりました。男女問わず他の参加者もすぐに操作に慣れていたように感じました。

ミッションの内容は、チームに分かれて相手陣地にある旗を倒すことが最初の目的でした(ゲーム後半にルール追加や変更もありましたが、それは参加してからのお楽しみということで割愛します。)

ミッション開始前には作戦会議があったり、会議室内の机や椅子が障害物?として配置されているので、自分の位置取りを考えたり、また同士打ちもあるなど、非常に奥が深いものがありました。また、自分の戦車の操縦に集中しすぎると周りが見えなくなってしまい、自分は生き残ってもチームは負けという事態も起きてしまいました。

また、北村社長のルール設定とゲーム進行が秀逸で、ミッションの初めは簡単なルールでしたが、徐々に複雑になり面白みが増していきました。初対面の方がわずかな時間でチームとしての一体感が形成され、まさにあっという間の2時間でした。

このような体験は、業種を問わず企業研修にお勧めできる内容です。特に新入社員研修のひとつとして導入することで、新入社員の緊張をほぐしたり、先輩社員や社長も参加することで社員間の距離が縮まることなどが期待できます。

また、いきなり企業研修への導入に抵抗がある場合は、まずは経営者や研修担当者が一度体験することをお勧めします。株式会社K-7様に直接お問い合わせいただければ、弊社の会議室以外でも開催が可能です。

このイベントは業界や地域を超えた集客イベントとしても有効であると感じましたので、商店街やショッピングモールなどでの実施も検討してみる価値があります。

左側が10式戦車で右側が74式戦車のラジコン

ミッション開始前

戦闘風景

今回の参加者10名

2024年05月08日

業務改善の進め方(1)手書き業務をなくす

 経営コンサルティング業務において、業務改善をしたいがどこから手をつければいいのかわからないという質問を受けることがあります。その場合、そもそも経営者様自身が現状を把握できていないことが多く、まずは現状分析から始めましょうとアドバイスしています。このような提案をしても、分析に時間を掛けたくないとか、会社のことはよくわかっているなどという経営者様もいます。そうした場合、まず小さな改善活動から始めて、その成果を社内で共有しましょうと提案しています。そこで一番手っ取り早く目に見える業務改善は、まず手書き業務を減らすことです。なぜか未だに多くの企業で手書きの業務が残っており、非効率な業務の最たるものであると考えています。

 では、手書き業務が残っている原因は何でしょうか?一般的な理由は、社員がパソコンを使えない・覚えようとしない、手書きの方が早いと考えている、これまでのやり方に慣れている、などが挙げられます。これらは合理的なできない理由ではありません。このような状況の企業こそ手書き業務の廃止が業務改善の第一歩となります。

 実際の業務改善はECRSの原則に則り行います。

  1. Eliminate(排除):その業務自体を無くせないか?
  2. Combine(連結):その業務を他の業務とまとめられないか?
  3. Rearrange(再配置):業務手順を見直して効率化できないか?
  4. Simplfy(単純化):その業務をシンプルにできないか?

 ECRSの原則は順番が重要であり、まず最初に、その業務自体を無くせないかを考えます。今回の手書き業務の廃止においては、そもそもなぜ手書きだったのか?、その必要性を再評価します。よく考えてみると、その手書き業務自体が不要な場合も多いのです。

 他社の事例は公開しづらいので、私自身が行った改善事例を紹介します。私がOBC 大田ビジネスコミュニティーセンターの事業を継承したとき、手書きの事務作業がとても多く残っていました。例えば、会議室の予約管理、レンタルオフィス会員様向けの郵便物の転送対応、コピー利用部数の集計、封書の宛名書きなどです。当時のパート社員がそれらの手書き業務に多くの時間を費やされ、ミスも多発し極めて非効率な運営状態でした。更に、会議室の予約管理は手書きとパソコンで2重にデータ管理していたため、データの不一致も多く、どちらが正しいか都度検証しなければならない状態でした。

 そこで、手書き業務を可能な限り廃止することにしました。手書きをしてよいものは、変更や修正が多く、記録として残す必要がないものだけに限定しました。例えば、郵便物の受取記録はスマホで写真を撮る、会議室の手書き予約表は廃止しGoogleカレンダーのみで管理、コピー部数の集計はExcelで集計、封書の宛名はラベル印刷に変更しました。その結果、手書き業務はほとんどなくなり、事務作業のスピードが上がり、ミスも減って著しい効率化を図ることができました。

 また、月初の集計業務を効率化され、従来は請求書の発行に10日掛かっていたものが、わずか1日に短縮できました。もちろん、この間にExcelの入力シートを改善して集計しやすくしたり、入力箇所自体を減らすことも併せて行っていました。

 このような業務改善は社内の人間だけで行おうとしても、なかなか進まないことが多いです。社員は上司の指示に従い、今まで通りの仕事をしたがりますし、減点方式で評価されることが多いのでミスするリスクを冒してまで業務改善には取り組みたがらないのです。

 そこで、外部コンサルタントの活用が有効です。コンサルタントへの報酬は社内人材よりも高額であり、一時的には大きな支出となりますが、、業務プロセスの改善効果は契約終了後も持続します。

 

2024年05月04日

地方企業の東京進出支援します。

 東京都大田区には羽田空港があり、蒲田駅から品川駅まで行くと新幹線に乗ることができ、交通の便がとても良いです。OBC 大田ビジネスコミュニティーセンターには、九州の企業が東京の営業拠点としてご利用されていますが、この度、北海道の企業が営業拠点としてレンタルオフィス会員として入会されました。

 入会審査の時にお話を伺ったところ、新製品を販売しているが、地元では保守的で無料の試供品を提供しても試してくれない。また、これから海外への販売も考えているが、地元には相談や支援をしてくれる団体や機関がなく、どうすれば良いか困っていた、ということでした。そこで、OBCの概要や支援内容についてご説明したところ早速ご入会して頂きました。

 大田区は中小企業向けの支援制度が充実しており、商工会議所や大田区産業振興協会による無料相談が受けられます。また一定の要件を満たすと融資を受ける際に利子補給の制度もあります。

 ですが、公的機関の支援制度だけは満足の行く解決策を見出すことができないと思います。特に無料相談は私も試しに利用しましたが、その場限りの相談で終わってしまったり、専門家派遣制度を利用して営業・販売が得意な中小企業診断士に貸し会議室の営業戦略について相談しましたが、「DM送りましょう・テレアポしましょう」程度のアドバイスしか受けられませんでした。結局、相手のビジネスや内容を理解するまでには時間が掛かりますし、ちょっと打合せしただけで思い付いたアドバイスはほとんど役に立ちませんでした。実際、私自身が単発のコンサルティングを受けないのもそのような理由からですが、他の専門家と呼ばれる方にも過度な期待をしない方が賢明です。

 OBCでは、有人対応の強みを活かし、会員様への相談・支援も行っております。レンタルオフィス会員として入会されると、何度でも無料で経営相談を受けられます。単発のコンサルティングではないので、試行錯誤を繰り返しながらビジネスを発展させていくことができます。また、私自身が起業直後から海外との取引を行っており、契約書の作成から見積、請求、代金回収まで経験しているので海外案件のご相談もお受けできます。更に、提携している士業や専門家の方も多いので、私が対応できない案件でもご紹介することで課題解決に寄与できます。

 実際の事例としては、開業のため格安でホームページを作成できる会員様を他の会員様に紹介したり、公的職業訓練の運営の際に必要なキャリアコンサルタントを会員様に紹介したことがあります。事前に充分にヒアリングした上で、双方メリットがあると判断した場合のみご紹介しますので、スムーズにいくことがほとんどです。

 このようなOBCのサービスを利用して起業や地方企業の東京進出を目指してはいかがでしょうか。いずれは海外進出も視野にビジネスを共に発展させていきましょう!