OBC 大田ビジネスコミュニティーセンターのレンタルオフィスの会員様である中野行政書士から、ポケットティッシュを頂きました。ティッシュはOBC 第1・第2会議室内に設置しておりますのでご自由にお使いください。ただし、数に限りがございますため、永続的なサービスではございませんのでご了承ください。
2024年1月にOBCに入会されました。開業してからまだ半年ほどですが、既に飲食店や深夜営業の許可申請、借金の時効の援用(借金が時効で消滅する)などの業務で多数の実績がございます。また、普段はOBC4階で執務をしていますので、身近な行政書士としてご相談いただけます。
中野行政書士事務所では、飲食店や深夜営業等の各種許認可の取得をサポートしています。また、内容証明郵便の作成など、幅広い業務に対応しています。行政手続きでお困りの際は、ぜひ中野行政書士事務所をご利用ください。
さらに、中野行政書士事務所では、2024年9月から外国人の入管取次にも対応する予定です。外国人労働者の採用や在留資格の取得・更新手続きでお困りの企業様に親身になってサポートいたします。
中野行政書士事務所へのお問い合わせは、以下のウェブサイトをご覧ください: nakano-gyoseishoshi.com
OBC 大田ビジネスコミュニティーセンターは、ビジネスパーソンや起業家にとって快適で効率的な環境を提供しています。各フロアの詳細な室内レイアウトを作成しましたので、是非ご活用下さい。
ワンフロアのみですので、声漏れの心配がありません。セミナーやプレゼンテーションに最適なスペースとなっています。プロジェクターやスクリーン、スピーカーセットは無料で貸出しております。
4階には、レンタルオフィスと会計窓口が設けられています。貸し会議室のご利用で、お支払いがある場合はお立ち寄りください。
3階には、第2会議室と個室(現在満室)とがあります。第2会議室は少人数での商談やウェブ会議、採用面接などに最適です。
前回に続き、多くの企業で周期的に発生する事務作業、例えば請求書の発行や取引先へのメール連絡の改善について考えます。
まず前提として、定例作業はEXCELで対応できることが多いため、次の方針で改善を行います。
取引先の少ない企業やレンタルオフィスに入会されているスタートアップ企業では、特別な請求書発行システムを導入せず、メールまたは郵送で請求書を発行していることが多いと思います。ここでは、請求書をメール添付で送信する作業を効率化した事例を紹介します。
メール送信の基本的な手順は次の通りです。
日付や宛先を除き、毎月同じ内容となることが多いので、これらをEXCELで自動化します。以下はメールの参考例です。
【宛先】:AAA@****
【CC】:BBB@****
【件名】:X月分の請求書を送付します。
【本文】
AAA様
いつもお世話になっております。
X月分の請求書を送付致します。
以上、取り急ぎご連絡まで
【メーラー側で設定する署名】
【添付ファイル】
この例では、AAA様、BBB様、X月と添付ファイル以外は全く同じ内容になります。これをEXCELのHyperlink関数を使って自動化します。
例えば、セルA1にメールアドレスが入力されている場合、=HYPERLINK("mailto"&A1)と入力すると、A1のメールアドレスがメーラーの送信先に自動で追加されます。そのほかの入力についてはご自身でお調べ下さい。
請求書作成をEXCELで行っている場合、この作業も効率化できます。弊社では次の流れで請求書を作成・発行しています。
特に手間だったのがスキャンしてファイル名を変更する作業でした。従来は請求書を1枚ずつスキャンし、ファイル名を手作業で変更していましたが、非効率でミスも発生しやすい状態でした。
そこで、EXCELに変更前のファイル名と変更後のファイル名を入力し、一括で変更できるようにしました。以下はその大まかな流れです。
この方法で、複数のデータでも一括で変更でき、大幅な時間短縮が可能です。ただし、スキャンした請求書の順番と変更するファイル名の順番を合わせる必要があります。また、コマンドプロンプトを使う際にはファイル名には禁則文字がありますので注意してください。
EXCELを使った業務効率化は追加費用がかからず、社内で作成・カスタマイズも容易ですのでぜひご活用ください。どうしてもわからない場合や、導入したい場合は弊社のお問合せフォームよりご相談ください。但し有償のコンサルティング契約が必要となります。
小規模事業者持続化補助金が採択されましたので、防犯カメラを購入・設置しました。OBCの3・4・5階に設置し、入退室の確認と防犯性の向上を図ってきます(過去、一度も不審者や盗難等の事件は起こってはおりませんが…)。
今回購入したカメラはPoE給電のため、配線作業は自社で行いましたが、4階から3階への通線に苦戦し、会員様のお父様(電気工事士)にお助け頂きました。この場を借りて御礼申し上げます。
防犯カメラも台数が増えると結構な出費となりますので、補助金をうまく活用するのが得策です。ただ、この補助金は事業計画書の作成が大変なので、助言やご相談まででしたらお受け致します。なお、申請・書類作成代行は法律違反もしくは不正受給の懸念がありますのでお受けしておりません。また、申請作業の丸投げOKなどと謳った業者にもご注意ください。そもそも、ご自身で自分の事業を見つめなおすきっかけとなる補助金ですので、主旨を理解したうえで活用されるのが良いかと思います。
前回の記事では、おすすめ“しない”営業戦略について書きましたが、今回はより踏み込んだ“攻め
の営業戦略について書いてみます。
街中でポケットティッシュ配りをしている人をよく見かけますが、大くの人がそれを受け取りません。歩合制でなければティッシュを相手が受け取ってくれなくても人件費がかかりますので、非効率な営業方法であると言えます。しかし、ポケットティッシュが受け取られないなら、自分でポケットティッシュのポスティングをしてはどうでしょうか? 守りから攻めに転じるのです、
チラシと違って、ポケットティッシュなら使い切るまで広告効果が持続しますし、マンションなどでポスティングが禁止されていても、管理人さんに「使ってください」と言って渡すことができます。さらに、飲食店などではテーブルごとに置いて貰えるかもしれません。しかも、ポケットティッシュは安いので広告効果は高いのです。
実際、OBCのレンタルオフィスの会員様から飲食店に自社のサービスを宣伝したいとの相談があり、このポケットティッシュ配布作戦を提案しました。その会員様も効果ありそうだと感じ、すぐに発注して自ら配布したところ、ポスティング中にお店の人と話すことができたため手応えを感じたと仰っておりました。その商材は認知されてもすぐに注文されるものではありませんが、広告としては十分効果があったようです。
それにポスティング業者に頼らず、自分で配布したのも良かったのだと思います(コストも抑えられますし)。
この作戦は、私自身が実践して、過去2回成功した方法です。まず最初に、自分が事業としている業務に関連する業界や見込み客となりそうな企業のアルバイトや正社員の求人をインターネットで探します。求人が見つかればその企業に履歴書と職務経歴書を送ります。これらの書類は個人情報を含んでいるため、責任のある立場の方が目を通してくれると期待できます。これだけでも宣伝効果があります。
さらに、相手に会ってみたいと思わせるコツもあります。それは、職務経歴書をいかに作りこむかに掛かっています。職務経歴書は履歴書と異なり、特定のフォーマットがないため、画像や写真を活用し、カラー印刷で印象に残りやすい体裁にします。
もし、面接までたどり着けたら、後は実績をしっかりPRした上で、できれば外注契約でお願いしたいと提案します。その際、「外注の方が雇用保険などの手続きが不要ですし、仕事内容に不満や問題があれば契約解除が可能です。お互いメリットありますよね?」と伝えると、相手もメリットを理解をしてくれます。
この作戦は相手の公式な求めに応じて書類を送っているため、飛び込み営業やテレアポと違い反響が非常に高いです。また将来的に取引先になる可能性もあるので、不採用でも理由ぐらい聞かせてもらえます。この作戦も会員様に紹介したところ、「ちょっとズルいけど良いですね!」と好評で、すぐに実践されたそうです。
ただし、偽装派遣や偽装請負にならないよう、契約条件を十分確認する必要があります。求人への応募はあくまでも自分を知ってもらうための宣伝手段であり、違法行為にならないよう注意してください。
小さな会社が生き残るには業務提携が不可欠です。しかし、実際どこから始めればいいのかわからないかもしれません。私自身も最初は手探り状態でしたが、最近ではコツをつかんで実績を上げることができてきましたので、その方法をご紹介したいと思います。
それは、ズバリ、「無償の営業代行」です。
何をするかと言うと、まず最初に、提携したい相手を見つけます。一番簡単なのは自社の既存の顧客や取引先です。既に何らかの人間関係が形成されていますので、打合せの合間や会計時など、ちょっとしたタイミングでヒアリング(雑談)します。そこで、相手の業界の動向や、事業の将来性、課題や悩みなどを聞いています。例えば、「最近、会社の景気はどうですか?」などと質問し、「売上が伸びずに困っているんだよ」という回答があれば、価格の問題なのか、性能の問題なのかなどと、どんどん質問してみます。相手が質問に答えてくれるなら、その場で一緒に解決策を考えていきます。この時のコツはなるべく相手に話させることです。相手は話を聞いてくれたというだけでも満足感を与えます。
もし、良い提案ができそうならその場で提案しても良いですし、後日メールなどで連絡します。「先日は、お時間頂き大変勉強になりました。ありがとうございます。おせっかいかとは思いますが、〇〇のようなアイディアを思いつきましたのでご参考にしていただければ幸いです。」という内容で送ります。そうすると相手もしっかり話を聞いてくれた上に提案までしてもらったという感じるでしょう。
この作戦を続けていくと、ある時点で相手から、事業が軌道に乗ってきたと感じたり、アドバイスが参考になったなどと感謝の言葉を貰えるようになります。さらに続けていくと、一緒にビジネスをしたいとか、報酬を払うのでもっと手伝って欲しいと言われるようになります。
この作戦のコツは、こちらから報酬の話はしないこと、結果が出るまであきらめずに応援し続けること、相手の仕事を自分の仕事だと思って取り組むことです。まさに「金は後からついてくる」のです。報酬は相手に決めてもらいます。こちらは元々コストが掛かっていないので、相手が支払える分だけ受け取ります。そして受け取った報酬をまた相手のために使うことで、もっと報酬が増えていきます。
業務提携というのは信頼関係がなければ成立しません。焦らずじっくり進めていくことが成功の秘訣です。