以前、ある製造業の社長様から、事務や現場で働く社員からの改善提案が出ないという悩みを聞きました。その会社では過去に改善提案に対して報酬を出していましたが、それでも提案が増えなかったそうです。

このような状況に対して、「改善提案とは、実は非常にレベルの高い要求です。社員にそれを求めるのは得策ではありません。」と助言しました。今回は、社員に改善提案を求めずに改善をする方法について述べていきます。

1．改善提案の難しさ

改善提案とは、社員が自発的に業務上の問題を把握し、対策を考え、効果を試算し、書面にまとめて提案するという非常に高度なプロセスです。これは、病気の患者が自分で診断を行い、検査や治療法を医師に指定するようなものです。患者が医師に治療を委ねるのと同じく、改善提案から実行までは専門家に任せた方がより効果的なのです。

2.　社員が改善提案を出さない理由

社員が改善提案を出さないのには、下記の理由が考えられます。

• 改善方法が不明: 問題を把握していても、どう改善して良いか分からない。
• 自己能力不足の懸念: 複数の社員が同じ業務をしている場合、問題提起が自分の能力不足と思われるリスクがある。
• 人間関係のリスク: 目立った行動が、同僚との人間関係を悪化させるリスク。
• 改善失敗のリスク: 改善が失敗した場合、その責任を負うリスク。
• 報酬の不確実性: 改善が成功しても、報酬が少ない、または確約されていないことがある。

さらに、職場からの改善提案は全体を俯瞰できていないポジションの社員が発案しますので、部分最適になりがちです。せっかく社員が頑張って改善提案を出しても、一度却下されてしまうと萎縮してしまい、次の提案が出にくくなります。

3.　専門家による問題解決の重要性

そこで、私が行う現場改善コンサルティングでは、社員から改善提案を求めるのではなく、職場の問題を抽出することに重点を置いています。職場が抱える問題点や困っていることを徹底的にヒアリングし、対策は私が考えます。ただし、改善策が押し付けにならないように、途中で職場の意見を聞きながら、経営層を含む関係者と事前にすり合わせを行います。また、本格実施前には必ずテスト運用を行い、慎重に改善活動を進めます。この手法は時間がかかりますが、失敗のリスクを最小限に抑えられます。

4.　社員モチベーションの向上

通常、コンサルタントには人事権がありませんので、社員との人間関係がうまく構築できると、気軽に相談して貰えるようになります。さらに、コンサルタントという調整役が入ることで、改善活動による社員間の軋轢を生むことがなく円滑に進められます。

また、私の場合は、改善により得られた便益を金額で評価し、その一部をボーナスとして社員に還元することを事前に社長に約束してもらいます（通常便益の1/3を賞与原資としてもらいます。）。これにより社員のモチベーションが向上するのと、コンサルタントへの協力も得られやすくなります。

また、ある程度改善活動が軌道に乗ってくると、徐々に社員たちが自ら考えて行動できるようになってきますので、コンサルティングは後方支援がメインとなっていきます。

5.　会社側にとってのメリット

会社側には一時的にはコンサルティング費用が発生しますが、その費用以上の効果を期待できます。更に社員が改善すると自分たちの収入が増えると実感できますので、より意欲的に働いてくれるようになります。

まとめ

改善提案は社員に求めるのではなく、問題提起にとどめた方が改善活動を進めやすいです。問題解決をプロに任せ、社員に手本を見せることが、より効果的な改善につながります。有能なコンサルタントに依頼することも経営者の仕事であるといえます。

OBC大田ビジネスコミュニティーセンターでは、第12回小規模事業者持続化補助金を活用し、広告宣伝とサービス向上を図りました。補助金はホームページの作成やチラシのポスティング、防犯カメラの設置等に使用しました。2023年5月に申請準備を開始し、2024年7月にようやく補助金の入金がありました。ここでは、小規模事業者持続化補助金の活用について整理し、その利点と注意点について詳しく見ていきます。

1. 小規模事業者持続化補助金の概要

小規模事業者持続化補助金は、小規模事業者（常時雇用している従業員数による）が経営計画に基づき行う販路開拓等の取り組みを支援するための制度です。販路拡大や業務効率化のための経費の一部が補助されます。基本的には2/3が補助されますが、ホームページ制作費等のウェブ関連費には制約があります。

2. 申請段階

申請の際には、A4サイズで8枚の事業計画書を作成する必要がありました。これには時間と労力がかかり、具体的な計画と見通しを詳細に記載することが求められます。また、商工会議所で中小企業診断士によるチェックがあります。文章の作成に慣れていないと大変な作業となるでしょう。

3. 採択から実施まで

採択後の実施段階では計画に沿って実行するだけですので、それほど問題はありません。ただし、実績報告に必要な書類を事前に確認しておくべきでした。報告時に書類を探すのに苦労しました。

4. 実績報告

実績報告には、見積書、発注書、領収書、現物写真、通帳の振込金額がわかるページの写しなど、多岐にわたる書類が必要です。書類の並び順まで指定されるため、大変な作業となります。

5. 入金

補助金の入金は実績報告後となるため、その間は全額を立て替える必要があります。一時的に資金繰りが厳しくなる場合があるため注意が必要です。

注意事項

• 見積は正確に: 見積と実際の発注額が異なると総額が変わり、ウェブサイト関連費に影響が出るため注意が必要です。数量に関しては調整可能ですので、バッファーとしてポスティングチラシの枚数で調整しました。
• 補助金コンサルの活用は慎重に: 申請代行は違法行為となる場合がありますので注意してください。IDやパスワードを開示して丸投げするのは違法行為であり、補助金申請が採択されない場合や返納の可能性もあります。信頼できるコンサルタントの選定が重要です。
  

補助金活用の是非

補助金の活用においては、以下の点を考慮する必要があります。

• 手間と時間: 書類作成や実績報告の手間を考慮し、本当に補助金を活用する必要があるか慎重に検討することが重要です。
• 機会損失: 補助金採択前に発注ができないため、スピード重視の事業では機会損失が生じる可能性があります。
• 実績報告の準備: 見積書や発注書、領収書、現物写真など多くの書類を整理し、実績報告を見越した書類準備が必要です。
• 全額立て替えの必要: 入金までの間、全額を立て替える必要があり、資金繰りが悪化するリスクがあります。
• 単品発注のリスク: 単品発注では採択されないと補助金活用できませんので、複数発注を行うことで、採択拒絶のリスクを回避できます。
• 商工会議所からの支援がない: 地域によると思いますが、私の場合は申請以降、何も支援はありませんでした。
• 実績報告の厳格なチェック: 公的資金であるため、実績報告書は細かいところまでチェックされます。
  

まとめ

補助金をうまく活用することは事業の発展に繋がりますが、手間と時間が掛かるのも事実です。費用対効果を見極めることが重要です。OBC　大田ビジネスコミュニティーセンターでは、このような補助金申請についての支援も行っております。今回、申請から入金まで経験しましたので、お力になれることもあるかと思います。また、申請書作成相談の実績１件あります。お気軽にご相談ください。

病院経営と製造業の共通点

病院（クリニックを含む）経営は製造業に似ています。それは一連のプロセスが決まっており、流れ作業で進む点が共通しているからです。私は製造業向けのコンサルティングを本業としています（OBC　大田ビジネスコミュニティーセンターは副業？ではありません。こちらもしっかり力をいれております。）ので、その視点で病院を観察していると、非効率な運営が多いように感じます。また、問題があっても改善されずに放置されているようにすら感じます。そこで、今回は病院の問題点と業務改善について考察します。

病院のプロセスと製造業の類似点

病院の一般的なプロセスを製造業に置き換えると以下の通りです。

1. 受　　付→材料受入れ
2. 診　　察→加工・製造
3. 検　　査→検査
4. 結果説明→梱包・出荷
5. 会　　計→請求書発行

このように、病院と製造業は業務プロセスはほぼ同じなので、製造業向けの現場改善コンサルティングの応用が利きます。実際、元京セラ会長である稲盛和夫氏が提唱したアメーバ経営の手法は、京セラがコンサルティング事業として販売しているようです。

製造技術コンサルティングの経験から病院を観察すると、多くの問題点が浮かび上がります。特に、多くの患者が不満を持ち、実際、病院の口コミに書かれている問題点は次の通りです。

1. 待ち時間が長い
2. 受付対応が悪い
3. 医師の診察・治療に不満がある

です。3.の治療に関しては専門外のため割愛しますが、１と２について、原因と対策を考えてみたいと思います。

1　待ち時間と受付対応の問題とその原因

製造業では待ち時間を減らすことで生産量の増加やコスト削減が可能ですが、多くの病院では待ち時間を減らす改善活動が進んでいないようです。ジャストインタイムとは程遠いのが実情です。その原因としては次の点が挙げられます。

• 管理監督者の不在：クリニックでは通常、院長が診察しているため、受付事務の仕事を把握できていません。
• 急患・予約なしの患者への対応：完全予約制でない限りこちらはやむを得ない場合もあります。
• 待ち時間が不明：病院によっては診察までの待ち時間が表示される場合もありますが、検査や会計までの待ち時間を表示されるのは少ないです。その結果、患者から待ち時間を尋ねられ、事務作業の効率が低下します。
• 相談機会の欠如：受付担当が受付中に責任者である院長に相談できず、仕事のやり方に問題があっても気づけません。
• 経営知識の不足：医師は治療の研究はしても、経営についての勉強が疎かになりがちのように感じます。
• 診察がボトルネック：院長の診察がプロセスのボトルネック＊1となり、改善しても報酬アップにつながりません。
• 業務改善の経験不足：受付担当が業務改善の経験が少なく、言われたことをこなすだけで精一杯のように感じます。特にパート社員では収入に上限があるため、改善して評価を上げようとする意識が引くなりがちです。

＊1　ボトルネックとは、瓶の一番細い部分という意味で、その工程が生産能力の上限となります。他の工程を改善したとしても、各工程で待ち時間が発生するだけで、生産能力は増えません。但し、だからと言って改善する必要がないということではないです。

2.　改善方法

改善策として、次のアプローチが考えられます。

1. 患者の時間分析：改善の第一歩は問題の見える化です。まずは受付から会計まで、各工程に掛かった時間とそれまでの待ち時間を分析します。傾向をつかむことが目的ですからおおよその値で構いません。ただ、改善効果を検証するために、継続してデータを分析する必要があります。
2. 防犯カメラの活用：院長が受付や事務業務を把握できるように、防犯カメラで待合室の状況を確認できるようにする。
3. 院長休診日の活用：院長が休診でも他の先生が代診している場合は、その時を利用して受付・事務作業を確認します。
4. 外部コンサルタントの活用：外部コンサルタントに依頼し、患者の視点と改善のプロの視点から問題点の抽出、改善方法やその評価方法をアドバイスしてもらえます。但し、システム会社への相談はお薦めしません。彼らは何かとシステム販売に繋げようとし、コストUPに繋がってしまうからです。まずは現行システムでの改善活動が必要です。

3.　改善活動の効果

改善活動を行った結果、仮に売上（診療報酬）が増えないとしても、受付や看護師、検査技師などの業務に余裕が生まれ、患者に優しく接したりミスが減るという効果が期待できます。その結果、病院の評判が良くなったり、人員配置を見直してコストダウンや事業拡大に繋げることができます。

4.　まとめ

病院の待ち時間の問題はまだまだ改善の余地があります。また、受付窓口は患者と最初に接する病院の顔です。院長は医師としてだけでなく、経営者として自院の診断や治療を行い、問題点を改善していくことが求められます。待ち時間の短縮やプロセスの効率化を通じて、患者満足度の向上と業務の円滑化を目指しましょう。

5.　余談

今回、私がこのテーマを選んだのはやはり病院への不満があるからです。診察や検査、治療には満足していても、それまでの過程・やり取りには不満があります。そして、各病院にも共通して言えることは余裕がないことです。どんな組織でも余裕がないと良い仕事はできません。業務改善コンサルタントとして何か力になれないかと考え、今回のブログに書くことにしました。

会社経営を行う上で、専門家やコンサルタントの協力や支援が必要となる場面があります。しかし、コンサルティング業務は見積もりだけでは実力を測ることが難しく、報酬が高いと感じることも多いです。私の経験では、高額な報酬を払っても何もしてくれなかった弁護士や税理士、良心的な報酬で親身に対応してくれた弁護士や司法書士、安かろう悪かろうだった税理士など、多くの当たり外れを経験しました。そこで今回は、これらの経験を基に、良いコンサルタントの見つけ方を紹介します。

1. レスポンスが早い

どんなビジネスにおいても共通ですが、レスポンスが遅い人で良い仕事ができる人に出会ったことがありません。忙しくてレスポンスが遅い場合、効率やスケジュール管理が悪い証拠です。即答できなくても、いつまでに回答するかを伝えることができるかどうかで、コンサルタントの実力を見極めることができます。

2. 実績件数以外にもPRしている

「何千人と面談しました」「何百社とコンサルティングしました」といった件数のみを宣伝するコンサルタントは実力がないことが多いです。本腰を入れてコンサルティングしていると、年に数件がやっとです。専任であれば年に1件の場合もあります。コンサルティングの件数だけでなく、実際の中身を聞いて判断する必要があります。また、「長期契約の経験はありますか？」といった質問をすることで、コンサルタントの実績を確認することが必要です。

3. 成功報酬で仕事を受けてもらえる

実力のあるコンサルタントなら、成功報酬でも仕事を受けるはずです。逆に、月額顧問料のみの長期間契約かつ途中解約不可という条件であれば、そのコンサルタントへの依頼は避けるべきです。

私がコンサルタントとして仕事を受ける場合、基本的に成功報酬です。その分報酬が高くなりますので、報酬を抑えたい依頼者様には月額固定報酬＋成功報酬を推奨しています。そして、いつでも途中解約可能という条件を提示していますが、実際に途中解約になったことは一度もありません。

4. 報酬の適切性

仕事がない・実力がないコンサルタントは、相場に比べて著しく低額であったり、専門外の案件でも引き受けようとします。特に新人コンサルタントに多い特徴です。安いと感じた場合は、「どうしてこれほど安いのでしょうか？」と報酬の根拠を確認することが重要です。

なお、OBC　大田ビジネスコミュニティーセンターのレンタルオフィス会員様には無料もしくは破格でコンサルティングをお受けしています。これは、起業家育成支援という考えと、気軽に相談できる相手がいなくて困っているという実情があるからです。

5. 固定電話と事務所はあった方が良い

レンタルオフィスの経営者としてこのようなことを言うのはおかしいのですが、実力のあるコンサルタントは自分の事務所を構え、固定電話を持っています。携帯電話の番号だけしか掲載されていないコンサルタントは実力がないと言えます。これは携帯電話だけの場合、急な電話には対応する必要がありますので、クライアントの仕事が疎かになりがちです。報酬を払う側からすれば、しっかり仕事をして欲しいと思うのは当然のことです。

まとめ

上記のポイントに注意しても必ず良いコンサルタントに当たるとは限りませんが、外れを引く確率は低くなります。質の低いコンサルタントを避け、信頼できるコンサルタントとパートナーシップを築くことが、ビジネス成功の秘訣であるといえます。

会員様企業の状況

レンタルオフィスを経営していますと、多くの会員様が入会し、そして退会されます。理想としては事業規模の拡大による卒業退会が増えて欲しいのですが、残念ながら、ほとんどの会員様は事業が行き詰まり、廃業によって退会しています。特に法人設立後3～5年での退会が多い印象です。ここ数年はコロナ禍により給付金や無利息での借入が容易でしたが、現在はそれらの支援もなくなり、円安や物価高によるコストアップが避けられず、経営の厳しい会社が増えているように感じます。

私がOBC大田ビジネスコミュニティーセンターを事業譲受したのが2022年2月ということもあり、まだ半数以上の会員様と対面したことがありません。初めて直接受けた連絡が「廃業するので退会したい」ということもありました。退会理由は、やはり経営難というのがほとんどでした。もっと早くご相談いただければ、何らかの支援ができたのにと悔やむこともあります。

経営支援の重要性

OBCでは、会員様の自主性を重んじ、支援を希望される会員様にしか対応しない方針です。しかし、お困りごとがございましたら、一人で抱え込まず、外部に相談できる関係を築くことも経営者の重要な仕事の一つだと思っています。私たちは、会員様が安心してビジネスを続けられるよう、さまざまな支援を提供しています。

成功事例のご紹介

実際に私と共にビジネスを行ったり、コンサルタントとして支援すると、うまくいった・業績改善したという反響がとても多いです。リソースが限られておりますので、案件によってはお断りする場合もございますが、内容によっては破格の報酬でお受けすることもあります。ここでは、いくつかの成功事例をご紹介いたします。

事例1：スタートアップの成長支援

あるスタートアップ企業は、設立後すぐに顧客不足や資金繰りに苦しんでいました。経営者様からの相談を受け、私は資金調達のための事業計画の作成支援や経費削減のアドバイスを提供しました。また、マーケティング戦略の見直しも行い、結果として売上が大幅に増加し、経営が安定しました。現在、その企業はさらに成長を続けています。

事例2：中小企業の業績改善

もう一つの事例として、大田区内の町工場の業績改善があります。この企業は長年の経営難に苦しんでいましたが、私のアドバイスを受け、業務プロセスの効率化と品質管理体制の構築、新規顧客の開拓に成功しました。特に、改善活動の成果が上がるにつれ、現場のモチベーションも上がり、依頼者の社長様から、「最近、現場が変わってきた」とお褒め頂いたことがあります。

早期相談の重要性

これらの成功事例からも分かるように、経営に行き詰まった際には早めに相談することが非常に重要です。問題が大きくなる前に対策を講じることで、事業の継続や成長が可能になります。OBC大田ビジネスコミュニティーセンターでは、会員様の成功をサポートするための各種サービスを提供していますので、ぜひご活用ください。

最後に

OBC 大田ビジネスコミュニティーセンターは、会員様の成功を第一に考え、さまざまな支援を行っています。お困りごとや相談がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。私たちは、皆様のビジネスが成長し続けるよう、全力でサポートいたします。

なぜなぜ分析の注意点

OBC　大田ビジネスコミュニティーセンターの運営会社では業務改善のコンサルティングも行っています。レンタルオフィス会員様だけでなく、外部のクライアントにもサービスを提供しております。

業務改善を検討する際に「なぜなぜ分析」というキーワードを耳にすることが多いでしょう。これはトヨタ自動車が現場改善の手法として用いている方法で、問題の本質を見極めるために「なぜ」を5回繰り返すというものです。

しかし、最近ではこの手法が誤った方法で用いられることが多く、また効果が出ない場合もあるため、注意点をいくつか紹介します。

なぜなぜ分析を部下に対して行ってはならない

まず、なぜなぜ分析は問題の本質を見極めるために行うものであり、部下に対して行うものではありません。これを部下に対して行うと、明らかにパワハラに該当します。

実は、15年ほど前に私自身が当時の上司からなぜを5回繰り返され、非常につらい思いをした経験があります。会話の中で何度も「なぜ」を繰り返されると、回答をじっくり考える時間がなくなり、最終的には「わかりません」や「すいません」という回答しかできなくなり、分析どころではありませんでした。

そこで、私の場合、部下が失敗やトラブルを起こした際には、「なぜ？」と一度だけ質問し、その後「ではどうする？」と対策案を聞くようにしています。これにより部下を追い詰めることなく、彼らが自ら考えた対策案を採用することで、挽回のチャンスを与えています。もちろん、対策案を承認する際には再失敗のリスクを減らすため、慎重に判断しています。

なぜなぜ分析を自分に行ってはならない

同様に、自分自身に対してなぜなぜ分析を行うことも避けるべきです。ミスを全て自分のせいにすると、精神的に追い詰められることがあります。特に経営者は孤独な立場であるため、自己嫌悪に陥ると事業運営に支障をきたす可能性があります。

なぜなぜ分析の対象は仕組みや現象に対して行う

なぜなぜ分析の目的は問題の本質を見極めることです。そのため、対象は仕組みや現象に対して行うべきです。例えば、品質不良が生じた場合、以下のような流れで分析します：

1. なぜ品質不良が生じるのか？ → 加工精度が悪いから。
2. なぜ加工精度が悪いのか？ → 機械をメンテナンスできていないから。
3. なぜメンテナンスできないのか？ → 生産が忙しく機械を止められないから。
4. なぜ生産が忙しいのか？ → 歩留まりが低いから。
5. なぜ歩留まりが低いのか？ → 要求精度が厳しいから。

このようにして、最終的に「要求精度を見直そう」といった結論に至ります。しかし、この例でも見られるように、分析はもっと多面的に掘り下げる必要があります。例えば、品質不良が生じた段階で、要求精度の妥当性や設計の見直し、製造方法の改善など、考慮すべき点はたくさんあります。

なぜなぜ分析を通じて深掘りすることは重要ですが、同時に原因を多面的に分析することが大切なのです。