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2024年05月17日

業務改善の進め方(2)EXCELを活用した定例事務作業の効率化

前回に続き、多くの企業で周期的に発生する事務作業、例えば請求書の発行や取引先へのメール連絡の改善について考えます。

まず前提として、定例作業はEXCELで対応できることが多いため、次の方針で改善を行います。

  • 新たな有料システム導入はしない
  • 修正できる人が限られるためマクロは使わない
  • なるべく簡単な操作性を追求する

1.請求書発行業務の効率化

取引先の少ない企業やレンタルオフィスに入会されているスタートアップ企業では、特別な請求書発行システムを導入せず、メールまたは郵送で請求書を発行していることが多いと思います。ここでは、請求書をメール添付で送信する作業を効率化した事例を紹介します。

メール送信の基本的な手順は次の通りです。

  1. 宛先・件名・本文を入力
  2. 添付ファイルを添付
  3. 送信

日付や宛先を除き、毎月同じ内容となることが多いので、これらをEXCELで自動化します。以下はメールの参考例です。


【宛先】:AAA@****
【CC】:BBB@****
【件名】:X月分の請求書を送付します。

【本文】
AAA様
いつもお世話になっております。
X月分の請求書を送付致します。
以上、取り急ぎご連絡まで

【メーラー側で設定する署名】

【添付ファイル】

この例では、AAA様、BBB様、X月と添付ファイル以外は全く同じ内容になります。これをEXCELのHyperlink関数を使って自動化します。

例えば、セルA1にメールアドレスが入力されている場合、=HYPERLINK("mailto"&A1)と入力すると、A1のメールアドレスがメーラーの送信先に自動で追加されます。そのほかの入力についてはご自身でお調べ下さい。

2.ファイル名変更の効率化

請求書作成をEXCELで行っている場合、この作業も効率化できます。弊社では次の流れで請求書を作成・発行しています。

  1. 請求書に金額・日付等を入力
  2. 請求書を印刷し、押印 or 電子印鑑を利用
  3. 請求書の内容を紙でチェック
  4. 請求書をまとめてスキャンしPDF化(1つのファイルとして生成)
  5. ファイルをページごとに分割(フリーソフト利用)
  6. ファイル名を一括で変換
  7. メールに添付し送信

特に手間だったのがスキャンしてファイル名を変更する作業でした。従来は請求書を1枚ずつスキャンし、ファイル名を手作業で変更していましたが、非効率でミスも発生しやすい状態でした。

そこで、EXCELに変更前のファイル名と変更後のファイル名を入力し、一括で変更できるようにしました。以下はその大まかな流れです。

  1. PDFを分割できる商用利用可能なフリーソフトpdf_asでスキャンデータを分割
  2. フォルダのアドレス欄に「cmd」と入力し、コマンドプロンプト(黒い画面)を表示
  3. コマンドプロンプトにdir/b |clipと入力しEnter
  4. クリップボード内のファイル名をEXCELに貼り付け(例:セルA1)
  5. 変更後のファイル名をセルA2に入力
  6. セルA3に=ren&" "&A1&" "&A2という数式を作成し変換コマンドを作成
  7. コマンドプロンプトに貼り付けてEnterを押すとファイル名が変更

この方法で、複数のデータでも一括で変更でき、大幅な時間短縮が可能です。ただし、スキャンした請求書の順番と変更するファイル名の順番を合わせる必要があります。また、コマンドプロンプトを使う際にはファイル名には禁則文字がありますので注意してください。

まとめ

EXCELを使った業務効率化は追加費用がかからず、社内で作成・カスタマイズも容易ですのでぜひご活用ください。どうしてもわからない場合や、導入したい場合は弊社のお問合せフォームよりご相談ください。但し有償のコンサルティング契約が必要となります。

2024年05月08日

業務改善の進め方(1)手書き業務をなくす

 経営コンサルティング業務において、業務改善をしたいがどこから手をつければいいのかわからないという質問を受けることがあります。その場合、そもそも経営者様自身が現状を把握できていないことが多く、まずは現状分析から始めましょうとアドバイスしています。このような提案をしても、分析に時間を掛けたくないとか、会社のことはよくわかっているなどという経営者様もいます。そうした場合、まず小さな改善活動から始めて、その成果を社内で共有しましょうと提案しています。そこで一番手っ取り早く目に見える業務改善は、まず手書き業務を減らすことです。なぜか未だに多くの企業で手書きの業務が残っており、非効率な業務の最たるものであると考えています。

 では、手書き業務が残っている原因は何でしょうか?一般的な理由は、社員がパソコンを使えない・覚えようとしない、手書きの方が早いと考えている、これまでのやり方に慣れている、などが挙げられます。これらは合理的なできない理由ではありません。このような状況の企業こそ手書き業務の廃止が業務改善の第一歩となります。

 実際の業務改善はECRSの原則に則り行います。

  1. Eliminate(排除):その業務自体を無くせないか?
  2. Combine(連結):その業務を他の業務とまとめられないか?
  3. Rearrange(再配置):業務手順を見直して効率化できないか?
  4. Simplfy(単純化):その業務をシンプルにできないか?

 ECRSの原則は順番が重要であり、まず最初に、その業務自体を無くせないかを考えます。今回の手書き業務の廃止においては、そもそもなぜ手書きだったのか?、その必要性を再評価します。よく考えてみると、その手書き業務自体が不要な場合も多いのです。

 他社の事例は公開しづらいので、私自身が行った改善事例を紹介します。私がOBC 大田ビジネスコミュニティーセンターの事業を継承したとき、手書きの事務作業がとても多く残っていました。例えば、会議室の予約管理、レンタルオフィス会員様向けの郵便物の転送対応、コピー利用部数の集計、封書の宛名書きなどです。当時のパート社員がそれらの手書き業務に多くの時間を費やされ、ミスも多発し極めて非効率な運営状態でした。更に、会議室の予約管理は手書きとパソコンで2重にデータ管理していたため、データの不一致も多く、どちらが正しいか都度検証しなければならない状態でした。

 そこで、手書き業務を可能な限り廃止することにしました。手書きをしてよいものは、変更や修正が多く、記録として残す必要がないものだけに限定しました。例えば、郵便物の受取記録はスマホで写真を撮る、会議室の手書き予約表は廃止しGoogleカレンダーのみで管理、コピー部数の集計はExcelで集計、封書の宛名はラベル印刷に変更しました。その結果、手書き業務はほとんどなくなり、事務作業のスピードが上がり、ミスも減って著しい効率化を図ることができました。

 また、月初の集計業務を効率化され、従来は請求書の発行に10日掛かっていたものが、わずか1日に短縮できました。もちろん、この間にExcelの入力シートを改善して集計しやすくしたり、入力箇所自体を減らすことも併せて行っていました。

 このような業務改善は社内の人間だけで行おうとしても、なかなか進まないことが多いです。社員は上司の指示に従い、今まで通りの仕事をしたがりますし、減点方式で評価されることが多いのでミスするリスクを冒してまで業務改善には取り組みたがらないのです。

 そこで、外部コンサルタントの活用が有効です。コンサルタントへの報酬は社内人材よりも高額であり、一時的には大きな支出となりますが、、業務プロセスの改善効果は契約終了後も持続します。

 

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