OBC大田ビジネスコミュニティーセンターでは、第12回小規模事業者持続化補助金を活用し、広告宣伝とサービス向上を図りました。補助金はホームページの作成やチラシのポスティング、防犯カメラの設置等に使用しました。2023年5月に申請準備を開始し、2024年7月にようやく補助金の入金がありました。ここでは、小規模事業者持続化補助金の活用について整理し、その利点と注意点について詳しく見ていきます。

1. 小規模事業者持続化補助金の概要

小規模事業者持続化補助金は、小規模事業者（常時雇用している従業員数による）が経営計画に基づき行う販路開拓等の取り組みを支援するための制度です。販路拡大や業務効率化のための経費の一部が補助されます。基本的には2/3が補助されますが、ホームページ制作費等のウェブ関連費には制約があります。

2. 申請段階

申請の際には、A4サイズで8枚の事業計画書を作成する必要がありました。これには時間と労力がかかり、具体的な計画と見通しを詳細に記載することが求められます。また、商工会議所で中小企業診断士によるチェックがあります。文章の作成に慣れていないと大変な作業となるでしょう。

3. 採択から実施まで

採択後の実施段階では計画に沿って実行するだけですので、それほど問題はありません。ただし、実績報告に必要な書類を事前に確認しておくべきでした。報告時に書類を探すのに苦労しました。

4. 実績報告

実績報告には、見積書、発注書、領収書、現物写真、通帳の振込金額がわかるページの写しなど、多岐にわたる書類が必要です。書類の並び順まで指定されるため、大変な作業となります。

5. 入金

補助金の入金は実績報告後となるため、その間は全額を立て替える必要があります。一時的に資金繰りが厳しくなる場合があるため注意が必要です。

注意事項

• 見積は正確に: 見積と実際の発注額が異なると総額が変わり、ウェブサイト関連費に影響が出るため注意が必要です。数量に関しては調整可能ですので、バッファーとしてポスティングチラシの枚数で調整しました。
• 補助金コンサルの活用は慎重に: 申請代行は違法行為となる場合がありますので注意してください。IDやパスワードを開示して丸投げするのは違法行為であり、補助金申請が採択されない場合や返納の可能性もあります。信頼できるコンサルタントの選定が重要です。
  

補助金活用の是非

補助金の活用においては、以下の点を考慮する必要があります。

• 手間と時間: 書類作成や実績報告の手間を考慮し、本当に補助金を活用する必要があるか慎重に検討することが重要です。
• 機会損失: 補助金採択前に発注ができないため、スピード重視の事業では機会損失が生じる可能性があります。
• 実績報告の準備: 見積書や発注書、領収書、現物写真など多くの書類を整理し、実績報告を見越した書類準備が必要です。
• 全額立て替えの必要: 入金までの間、全額を立て替える必要があり、資金繰りが悪化するリスクがあります。
• 単品発注のリスク: 単品発注では採択されないと補助金活用できませんので、複数発注を行うことで、採択拒絶のリスクを回避できます。
• 商工会議所からの支援がない: 地域によると思いますが、私の場合は申請以降、何も支援はありませんでした。
• 実績報告の厳格なチェック: 公的資金であるため、実績報告書は細かいところまでチェックされます。
  

まとめ

補助金をうまく活用することは事業の発展に繋がりますが、手間と時間が掛かるのも事実です。費用対効果を見極めることが重要です。OBC　大田ビジネスコミュニティーセンターでは、このような補助金申請についての支援も行っております。今回、申請から入金まで経験しましたので、お力になれることもあるかと思います。また、申請書作成相談の実績１件あります。お気軽にご相談ください。

病院経営と製造業の共通点

病院（クリニックを含む）経営は製造業に似ています。それは一連のプロセスが決まっており、流れ作業で進む点が共通しているからです。私は製造業向けのコンサルティングを本業としています（OBC　大田ビジネスコミュニティーセンターは副業？ではありません。こちらもしっかり力をいれております。）ので、その視点で病院を観察していると、非効率な運営が多いように感じます。また、問題があっても改善されずに放置されているようにすら感じます。そこで、今回は病院の問題点と業務改善について考察します。

病院のプロセスと製造業の類似点

病院の一般的なプロセスを製造業に置き換えると以下の通りです。

1. 受　　付→材料受入れ
2. 診　　察→加工・製造
3. 検　　査→検査
4. 結果説明→梱包・出荷
5. 会　　計→請求書発行

このように、病院と製造業は業務プロセスはほぼ同じなので、製造業向けの現場改善コンサルティングの応用が利きます。実際、元京セラ会長である稲盛和夫氏が提唱したアメーバ経営の手法は、京セラがコンサルティング事業として販売しているようです。

製造技術コンサルティングの経験から病院を観察すると、多くの問題点が浮かび上がります。特に、多くの患者が不満を持ち、実際、病院の口コミに書かれている問題点は次の通りです。

1. 待ち時間が長い
2. 受付対応が悪い
3. 医師の診察・治療に不満がある

です。3.の治療に関しては専門外のため割愛しますが、１と２について、原因と対策を考えてみたいと思います。

1　待ち時間と受付対応の問題とその原因

製造業では待ち時間を減らすことで生産量の増加やコスト削減が可能ですが、多くの病院では待ち時間を減らす改善活動が進んでいないようです。ジャストインタイムとは程遠いのが実情です。その原因としては次の点が挙げられます。

• 管理監督者の不在：クリニックでは通常、院長が診察しているため、受付事務の仕事を把握できていません。
• 急患・予約なしの患者への対応：完全予約制でない限りこちらはやむを得ない場合もあります。
• 待ち時間が不明：病院によっては診察までの待ち時間が表示される場合もありますが、検査や会計までの待ち時間を表示されるのは少ないです。その結果、患者から待ち時間を尋ねられ、事務作業の効率が低下します。
• 相談機会の欠如：受付担当が受付中に責任者である院長に相談できず、仕事のやり方に問題があっても気づけません。
• 経営知識の不足：医師は治療の研究はしても、経営についての勉強が疎かになりがちのように感じます。
• 診察がボトルネック：院長の診察がプロセスのボトルネック＊1となり、改善しても報酬アップにつながりません。
• 業務改善の経験不足：受付担当が業務改善の経験が少なく、言われたことをこなすだけで精一杯のように感じます。特にパート社員では収入に上限があるため、改善して評価を上げようとする意識が引くなりがちです。

＊1　ボトルネックとは、瓶の一番細い部分という意味で、その工程が生産能力の上限となります。他の工程を改善したとしても、各工程で待ち時間が発生するだけで、生産能力は増えません。但し、だからと言って改善する必要がないということではないです。

2.　改善方法

改善策として、次のアプローチが考えられます。

1. 患者の時間分析：改善の第一歩は問題の見える化です。まずは受付から会計まで、各工程に掛かった時間とそれまでの待ち時間を分析します。傾向をつかむことが目的ですからおおよその値で構いません。ただ、改善効果を検証するために、継続してデータを分析する必要があります。
2. 防犯カメラの活用：院長が受付や事務業務を把握できるように、防犯カメラで待合室の状況を確認できるようにする。
3. 院長休診日の活用：院長が休診でも他の先生が代診している場合は、その時を利用して受付・事務作業を確認します。
4. 外部コンサルタントの活用：外部コンサルタントに依頼し、患者の視点と改善のプロの視点から問題点の抽出、改善方法やその評価方法をアドバイスしてもらえます。但し、システム会社への相談はお薦めしません。彼らは何かとシステム販売に繋げようとし、コストUPに繋がってしまうからです。まずは現行システムでの改善活動が必要です。

3.　改善活動の効果

改善活動を行った結果、仮に売上（診療報酬）が増えないとしても、受付や看護師、検査技師などの業務に余裕が生まれ、患者に優しく接したりミスが減るという効果が期待できます。その結果、病院の評判が良くなったり、人員配置を見直してコストダウンや事業拡大に繋げることができます。

4.　まとめ

病院の待ち時間の問題はまだまだ改善の余地があります。また、受付窓口は患者と最初に接する病院の顔です。院長は医師としてだけでなく、経営者として自院の診断や治療を行い、問題点を改善していくことが求められます。待ち時間の短縮やプロセスの効率化を通じて、患者満足度の向上と業務の円滑化を目指しましょう。

5.　余談

今回、私がこのテーマを選んだのはやはり病院への不満があるからです。診察や検査、治療には満足していても、それまでの過程・やり取りには不満があります。そして、各病院にも共通して言えることは余裕がないことです。どんな組織でも余裕がないと良い仕事はできません。業務改善コンサルタントとして何か力になれないかと考え、今回のブログに書くことにしました。

会社経営を行う上で、専門家やコンサルタントの協力や支援が必要となる場面があります。しかし、コンサルティング業務は見積もりだけでは実力を測ることが難しく、報酬が高いと感じることも多いです。私の経験では、高額な報酬を払っても何もしてくれなかった弁護士や税理士、良心的な報酬で親身に対応してくれた弁護士や司法書士、安かろう悪かろうだった税理士など、多くの当たり外れを経験しました。そこで今回は、これらの経験を基に、良いコンサルタントの見つけ方を紹介します。

1. レスポンスが早い

どんなビジネスにおいても共通ですが、レスポンスが遅い人で良い仕事ができる人に出会ったことがありません。忙しくてレスポンスが遅い場合、効率やスケジュール管理が悪い証拠です。即答できなくても、いつまでに回答するかを伝えることができるかどうかで、コンサルタントの実力を見極めることができます。

2. 実績件数以外にもPRしている

「何千人と面談しました」「何百社とコンサルティングしました」といった件数のみを宣伝するコンサルタントは実力がないことが多いです。本腰を入れてコンサルティングしていると、年に数件がやっとです。専任であれば年に1件の場合もあります。コンサルティングの件数だけでなく、実際の中身を聞いて判断する必要があります。また、「長期契約の経験はありますか？」といった質問をすることで、コンサルタントの実績を確認することが必要です。

3. 成功報酬で仕事を受けてもらえる

実力のあるコンサルタントなら、成功報酬でも仕事を受けるはずです。逆に、月額顧問料のみの長期間契約かつ途中解約不可という条件であれば、そのコンサルタントへの依頼は避けるべきです。

私がコンサルタントとして仕事を受ける場合、基本的に成功報酬です。その分報酬が高くなりますので、報酬を抑えたい依頼者様には月額固定報酬＋成功報酬を推奨しています。そして、いつでも途中解約可能という条件を提示していますが、実際に途中解約になったことは一度もありません。

4. 報酬の適切性

仕事がない・実力がないコンサルタントは、相場に比べて著しく低額であったり、専門外の案件でも引き受けようとします。特に新人コンサルタントに多い特徴です。安いと感じた場合は、「どうしてこれほど安いのでしょうか？」と報酬の根拠を確認することが重要です。

なお、OBC　大田ビジネスコミュニティーセンターでは、レンタルオフィス会員様に対し、無料もしくは破格でコンサルティングをお受けしています。これは、起業家育成支援という考えと、気軽に相談できる相手がいなくて困っているという実情があるからです。

5. 固定電話と事務所はあった方が良い

レンタルオフィスの経営者としてこのようなことを言うのはおかしいのですが、実力のあるコンサルタントは自分の事務所を構え、固定電話を持っています。携帯電話の番号だけしか掲載されていないコンサルタントは実力がないと言えます。これは携帯電話だけの場合、急な電話には対応する必要がありますので、クライアントの仕事が疎かになりがちです。報酬を払う側からすれば、しっかり仕事をして欲しいと思うのは当然のことです。

まとめ

上記のポイントに注意しても必ず良いコンサルタントに当たるとは限りませんが、外れを引く確率は低くなります。質の低いコンサルタントを避け、信頼できるコンサルタントとパートナーシップを築くことが、ビジネス成功の秘訣であるといえます。

会員様企業の状況

レンタルオフィスを経営していますと、多くの会員様が入会し、そして退会されます。理想としては事業規模の拡大による卒業退会が増えて欲しいのですが、残念ながら、ほとんどの会員様は事業が行き詰まり、廃業によって退会しています。特に法人設立後3～5年での退会が多い印象です。ここ数年はコロナ禍により給付金や無利息での借入が容易でしたが、現在はそれらの支援もなくなり、円安や物価高によるコストアップが避けられず、経営の厳しい会社が増えているように感じます。

私がOBC大田ビジネスコミュニティーセンターを事業譲受したのが2022年2月ということもあり、まだ半数以上の会員様と対面したことがありません。会員様から初めて受けた連絡が「廃業するので退会したい」ということもありました。退会理由は経営難ということでした。もっと早くご相談いただければ、何らかの支援ができたのにと悔やむこともありました。

経営支援の重要性

OBCでは、会員様の自主性を重んじ、支援を希望される会員様にしか対応しない方針です。しかし、お困りごとがございましたら、一人で抱え込まず、外部に相談できる関係を築くことも経営者の重要な仕事の一つだと思っています。私たちは、会員様が安心してビジネスを続けられるよう、さまざまな支援を提供しています。

成功事例のご紹介

実際に私と共にビジネスを行ったり、コンサルタントとして支援すると、うまくいった・業績改善したという反響がとても多いです。リソースが限られておりますので、案件によってはお断りする場合もございますが、内容によっては破格の報酬でお受けすることもあります。ここでは、いくつかの成功事例をご紹介いたします。

事例1：スタートアップの成長支援

あるスタートアップ企業は、設立後すぐに顧客不足や資金繰りに苦しんでいました。経営者様からの相談を受け、私は銀行から融資を受けるための事業計画の作成支援や経費削減のアドバイスを提供しました。また、マーケティング戦略の見直しも行い、結果として売上が大幅に増加し、経営が安定しました。現在、その企業はさらに成長を続けています。その方は東京創業ステーションでも相談されていましたが、OBCの方がきめ細かな対応してくれるのでありがたいと感謝されました。

事例2：中小企業の業績改善

もう一つの事例として、大田区内の町工場の業績改善があります。この企業は長年の経営難に苦しんでいましたが、私のアドバイスを受け、業務プロセスの効率化と品質管理体制の構築、新規顧客の開拓に成功しました。特に、改善活動の成果が上がるにつれ、現場のモチベーションも上がり、依頼者の社長様から、「最近、現場の職人が変わってきた」とお褒め頂いたことがあります。

早期相談の重要性

これらの成功事例からも分かるように、経営に行き詰まった際には早めに相談することが非常に重要です。問題が大きくなる前に対策を講じることで、事業の継続や成長が可能になります。OBC大田ビジネスコミュニティーセンターでは、会員様の成功をサポートするための各種サービスを提供していますので、ぜひご活用ください。

最後に

OBC 大田ビジネスコミュニティーセンターは、会員様の成功を第一に考え、さまざまな支援を行っています。お困りごとや相談がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。私たちは、皆様のビジネスが成長し続けるよう、全力でサポートいたします。

なぜなぜ分析の注意点

OBC　大田ビジネスコミュニティーセンターの運営会社では業務改善のコンサルティングも行っています。レンタルオフィス会員様だけでなく、外部のクライアントにもサービスを提供しております。

業務改善を検討する際に「なぜなぜ分析」というキーワードを耳にすることが多いでしょう。これはトヨタ自動車が現場改善の手法として用いている方法で、問題の本質を見極めるために「なぜ」を5回繰り返すというものです。

しかし、最近ではこの手法が誤った方法で用いられることが多く、また効果が出ない場合もあるため、注意点をいくつか紹介します。

なぜなぜ分析を部下に対して行ってはならない

まず、なぜなぜ分析は問題の本質を見極めるために行うものであり、部下に対して行うものではありません。これを部下に対して行うと、明らかにパワハラに該当します。

実は、15年ほど前に私自身が当時の上司からなぜを5回繰り返され、非常につらい思いをした経験があります。会話の中で何度も「なぜ」を繰り返されると、回答をじっくり考える時間がなくなり、最終的には「わかりません」や「すいません」という回答しかできなくなり、分析どころではありませんでした。

そこで、私の場合、部下が失敗やトラブルを起こした際には、「なぜ？」と一度だけ質問し、その後「ではどうする？」と対策案を聞くようにしています。これにより部下を追い詰めることなく、彼らが自ら考えた対策案を採用することで、挽回のチャンスを与えています。もちろん、対策案を承認する際には再失敗のリスクを減らすため、慎重に判断しています。

なぜなぜ分析を自分に行ってはならない

同様に、自分自身に対してなぜなぜ分析を行うことも避けるべきです。ミスを全て自分のせいにすると、精神的に追い詰められることがあります。特に経営者は孤独な立場であるため、自己嫌悪に陥ると事業運営に支障をきたす可能性があります。

なぜなぜ分析の対象は仕組みや現象に対して行う

なぜなぜ分析の目的は問題の本質を見極めることです。そのため、対象は仕組みや現象に対して行うべきです。例えば、品質不良が生じた場合、以下のような流れで分析します：

1. なぜ品質不良が生じるのか？ → 加工精度が悪いから。
2. なぜ加工精度が悪いのか？ → 機械をメンテナンスできていないから。
3. なぜメンテナンスできないのか？ → 生産が忙しく機械を止められないから。
4. なぜ生産が忙しいのか？ → 歩留まりが低いから。
5. なぜ歩留まりが低いのか？ → 要求精度が厳しいから。

このようにして、最終的に「要求精度を見直そう」といった結論に至ります。しかし、この例でも見られるように、分析はもっと多面的に掘り下げる必要があります。例えば、品質不良が生じた段階で、要求精度の妥当性や設計の見直し、製造方法の改善など、考慮すべき点はたくさんあります。

なぜなぜ分析を通じて深掘りすることは重要ですが、同時に原因を多面的に分析することが大切なのです。

業務改善において欠かせないのは、課題の把握と改善前後の効果検証です。そのためには、データ分析が重要な役割を果たします。しかし、小規模な企業では、日常業務に追われてデータベース自体がなかったり、データ分析にまで手が回っていないことが多いです。そこで、今回はデータ分析の方法について解説します。

データ分析の重要性と初めのステップ

会社を経営する上で、売上や経費の記帳は必須です。しかし、決算の時だけ行う会社も少なくありません。これでは、タイムリーなデータ分析ができません。まずは、毎月の財務データ入力を習慣化することが重要です。これらは会計事務所に依頼しても構いませんが、小規模な企業では自分で入力した方が経費の無駄や資金繰りを把握しやすいです。

データベースの作成とデータの蓄積

次に、売上や原価などの財務データと、それ以外のデータを蓄積してデータベースを構築します。Excelなどの表計算ソフトを使用すれば十分であり、特別なソフトを導入する必要はありません。財務データ以外には、来客数や販売個数、利用時間、電気やガスの使用量などが含まれます。現時点でデータ分析に必要がないと思われるデータでも、後から役に立つことがあるので、可能な限りすべてのデータをデータベースに入力することをお勧めします。これらのデータを一元管理することで、分析が容易になります。

データ分析方法

次に、データ分析の方法について説明します。まずは月ごとの推移を見ていきます。売上や原価などのデータは会計ソフトでグラフ化できますが、会計ソフトに入力しないデータと財務データの関係はExcelで作成したデータベースで分析する必要があります。

例えば、電力使用量について考えてみましょう。冷暖房の使用頻度が上がると、電力使用量も増えて電気代が上がります。しかし、電力単価も変動するため、金額だけを見ても電気代の増減理由は分かりません。そこで、電力使用量を前月や前年同期と比較したり、販売数量や稼働日数と電力使用量の関係をグラフ化することで、より詳細なデータ分析が可能になります。

このように分析することで、例えばエアコンや冷蔵庫の故障による電力使用量の増加など、真の原因を特定できる場合があります。

【事例】OBCでのデータベース作成と分析

次に私が行ったデータ分析の事例を紹介します。

まず、2022年2月にOBCを事業譲受した際、データベースは引き継ぎませんでした（もともとなかったのかもしれません）。そこで、最初に貸し会議室のデータベースを作成しました。データベースには、利用者名、施設、利用日時、売上、特記事項などを記録しています。これにより、会議室の稼働率や会員と一般のお客様の利用頻度などが容易に把握できるようになりました。

次に、数か月データを蓄積して売上の傾向が掴めるようになった段階で、会議室料金体系の変更しました。事業譲受の時点でOBCの貸し会議室の料金は6つの体系に分かれておりましたが、データ分析の結果に基づき、安い方に合わせて4つの体系に統合しました。その結果、値下げしたにも関わらず、売上はほとんど減少しませんでした（本当は増えて欲しかったですが…）。この理由としては、値下げにより利用時間が増えたことや、元々、利用されていなかったということが考えられます。これらもデータベースから会議室の稼働率を調べることで原因を追究し、例えば、プロジェクターなどの備品の無料化や内装の変更などでサービスの向上を図りました。

また、料金体系がわかりやすくなることで、運営管理が容易になった上にお客様も料金体系を理解しやすくなりました。これにより、双方にとってメリットが生じました。

まとめ

データ分析の重要性は、企業の経営判断や業務改善において欠かせない要素です。日々のデータを蓄積し、定期的に分析することで、売上や経費の動向を把握し、効率的な経営が可能となります。OBCの事例では、データベースの構築と分析により、料金体系の見直しやサービス向上を実現し、売上を維持しつつ顧客満足度を向上させました。このように、地道なデータ蓄積と継続的な分析が、経営の質を高める鍵となります。日常業務に追われがちな中小企業でも、表計算ソフトを活用することで、データの一元管理と有効活用が可能です。データ分析を積極的に取り入れ、経営判断の精度を高めましょう。

先日、ある行政書士の先生と話す機会がありました。
その先生は入国管理の申請代行を主な業務としていて、集客のためにホームページで無料相談を受け付けているそうです。
ただ、無料相談から契約に結びつくケースが少なく、困っているとおっしゃっていました。

このような話は他の士業の方からもよく聞きます。一般的な悩みのようです。

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「無料相談＝雑談の場」になっていないか？

また、別の知人からは「近隣トラブルで何度も無料の弁護士相談を受けたが、一向に解決せず困っている」との話がありました。
弁護士を紹介してほしいと頼まれたので、「お世話になっている弁護士を紹介できますが、初回30分でも5,000円かかります。無料相談はありませんよ」と伝えたところ、「お金を払ってまで相談したくない」と断られてしまいました。

この方の目的は、問題解決ではなく、「誰かに話を聞いてほしい」だけなのだと感じました。
無料相談は専門家との雑談の場ではないはずですが、こうした使い方をしてしまう人もいるようです。

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無料相談はなぜ成立しにくいのか？

こういった話を総合すると、無料相談という仕組み自体に課題があるのではないかと感じています。
要するに、**「報酬が発生しない専門家」と「報酬を払いたくない相談者」**がマッチングしているだけなので、問題解決につながりにくいのです。

行政や商工会議所など公的機関の無料相談は別として、民間の専門家にとって無料相談は広告宣伝の一環です。
相談者側も、その事情を理解した上で利用すべきだと思います。

特に、開業初期の専門家は「無料で相談に乗ることで疲弊しないように」気をつけるべきです。
個人的には、「無料対応」ではなく、「業務を受任した際に割引する」方が、双方にとって健全な関係を築けると思っています。

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私も無料相談を受けることがありますが…

私自身も、専門家に無料相談をお願いすることはあります。
ただし、最終的に業務を依頼する前提で、見積をいただくための相談になるように心がけています。
もし、見積金額が合わず依頼できなかった場合でも、「タイムチャージ分をお支払いします」と伝えるようにしています。
これは、相手の時間を頂いた以上、その対価を払うのが当然だと思っているからです。

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OBCでは会員様のみ無料相談をお受けしています。

ちなみに、私が運営している「OBC 大田ビジネスコミュニティーセンター」では、レンタルオフィス会員様だけに無料で経営コンサルティングを提供しています。
会員様からは月額会費をいただいているので、相談を受ける体制がとりやすいのです。ただ、書類作成や訪問動向などの際は有償対応となります。

一方、非会員の方に対しては有償対応とさせていただいております。たまに、無料で相談したい、誰かを紹介して欲しいという方が来られますが、対応致しかねますのでご了承ください。

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無料相談を上手に使うには？

ビジネスにおける無料相談は、慎重に活用すべきだと考えています。
無料相談が乱用されると、専門家の時間や労力が無駄になるばかりか、「本来の目的＝問題解決」からも外れてしまいます。

無料相談は「お試し」や「入口」として上手に使い、必要に応じて適正な報酬を支払うことで、健全なビジネス関係を築くのが望ましいと考えます。

　経営コンサルティング業務において、業務改善をしたいがどこから手をつければいいのかわからないという質問を受けることがあります。その場合、そもそも経営者様自身が現状を把握できていないことが多く、まずは現状分析から始めましょうとアドバイスしています。このような提案をしても、分析に時間を掛けたくないとか、会社のことはよくわかっているなどという経営者様もいます。そうした場合、まず小さな改善活動から始めて、その成果を社内で共有しましょうと提案しています。そこで一番手っ取り早く目に見える業務改善は、まず手書き業務を減らすことです。なぜか未だに多くの企業で手書きの業務が残っており、非効率な業務の最たるものであると考えています。

　では、手書き業務が残っている原因は何でしょうか？一般的な理由は、社員がパソコンを使えない・覚えようとしない、手書きの方が早いと考えている、これまでのやり方に慣れている、などが挙げられます。これらは合理的なできない理由ではありません。このような状況の企業こそ手書き業務の廃止が業務改善の第一歩となります。

　実際の業務改善はECRSの原則に則り行います。

1. Eliminate（排除）：その業務自体を無くせないか？
2. Combine（連結）：その業務を他の業務とまとめられないか？
3. Rearrange（再配置）：業務手順を見直して効率化できないか？
4. Simplfy（単純化）：その業務をシンプルにできないか？

　ECRSの原則は順番が重要であり、まず最初に、その業務自体を無くせないかを考えます。今回の手書き業務の廃止においては、そもそもなぜ手書きだったのか？、その必要性を再評価します。よく考えてみると、その手書き業務自体が不要な場合も多いのです。

　他社の事例は公開しづらいので、私自身が行った改善事例を紹介します。私がOBC　大田ビジネスコミュニティーセンターの事業を継承したとき、手書きの事務作業がとても多く残っていました。例えば、会議室の予約管理、レンタルオフィス会員様向けの郵便物の転送対応、コピー利用部数の集計、封書の宛名書きなどです。当時のパート社員がそれらの手書き業務に多くの時間を費やされ、ミスも多発し極めて非効率な運営状態でした。更に、会議室の予約管理は手書きとパソコンで2重にデータ管理していたため、データの不一致も多く、どちらが正しいか都度検証しなければならない状態でした。

　そこで、手書き業務を可能な限り廃止することにしました。手書きをしてよいものは、変更や修正が多く、記録として残す必要がないものだけに限定しました。例えば、郵便物の受取記録はスマホで写真を撮る、会議室の手書き予約表は廃止しGoogleカレンダーのみで管理、コピー部数の集計はExcelで集計、封書の宛名はラベル印刷に変更しました。その結果、手書き業務はほとんどなくなり、事務作業のスピードが上がり、ミスも減って著しい効率化を図ることができました。

　また、月初の集計業務を効率化され、従来は請求書の発行に10日掛かっていたものが、わずか1日に短縮できました。もちろん、この間にExcelの入力シートを改善して集計しやすくしたり、入力箇所自体を減らすことも併せて行っていました。

　このような業務改善は社内の人間だけで行おうとしても、なかなか進まないことが多いです。社員は上司の指示に従い、今まで通りの仕事をしたがりますし、減点方式で評価されることが多いのでミスするリスクを冒してまで業務改善には取り組みたがらないのです。

　そこで、外部コンサルタントの活用が有効です。コンサルタントへの報酬は社内人材よりも高額であり、一時的には大きな支出となりますが、、業務プロセスの改善効果は契約終了後も持続します。