業務改善に欠かせないデータ分析の重要性と方法

業務改善において欠かせないのは、課題の把握と改善前後の効果検証です。そのためには、データ分析が重要な役割を果たします。しかし、小規模な企業では、日常業務に追われてデータベース自体がなかったり、データ分析にまで手が回っていないことが多いです。そこで、今回はデータ分析の方法について解説します。

データ分析の重要性と初めのステップ

会社を経営する上で、売上や経費の記帳は必須です。しかし、決算の時だけ行う会社も少なくありません。これでは、タイムリーなデータ分析ができません。まずは、毎月の財務データ入力を習慣化することが重要です。これらは会計事務所に依頼しても構いませんが、小規模な企業では自分で入力した方が経費の無駄や資金繰りを把握しやすいです。

データベースの作成とデータの蓄積

次に、売上や原価などの財務データと、それ以外のデータを蓄積してデータベースを構築します。Excelなどの表計算ソフトを使用すれば十分であり、特別なソフトを導入する必要はありません。財務データ以外には、来客数や販売個数、利用時間、電気やガスの使用量などが含まれます。現時点でデータ分析に必要がないと思われるデータでも、後から役に立つことがあるので、可能な限りすべてのデータをデータベースに入力することをお勧めします。これらのデータを一元管理することで、分析が容易になります。

データ分析方法

次に、データ分析の方法について説明します。まずは月ごとの推移を見ていきます。売上や原価などのデータは会計ソフトでグラフ化できますが、会計ソフトに入力しないデータと財務データの関係はExcelで作成したデータベースで分析する必要があります。

例えば、電力使用量について考えてみましょう。冷暖房の使用頻度が上がると、電力使用量も増えて電気代が上がります。しかし、電力単価も変動するため、金額だけを見ても電気代の増減理由は分かりません。そこで、電力使用量を前月や前年同期と比較したり、販売数量や稼働日数と電力使用量の関係をグラフ化することで、より詳細なデータ分析が可能になります。

このように分析することで、例えばエアコンや冷蔵庫の故障による電力使用量の増加など、真の原因を特定できる場合があります。

【事例】OBCでのデータベース作成と分析

次に私が行ったデータ分析の事例を紹介します。

まず、2022年2月にOBCを事業譲受した際、データベースは引き継ぎませんでした（もともとなかったのかもしれません）。そこで、最初に貸し会議室のデータベースを作成しました。データベースには、利用者名、施設、利用日時、売上、特記事項などを記録しています。これにより、会議室の稼働率や会員と一般のお客様の利用頻度などが容易に把握できるようになりました。

次に、数か月データを蓄積して売上の傾向が掴めるようになった段階で、会議室料金体系の変更しました。事業譲受の時点でOBCの貸し会議室の料金は6つの体系に分かれておりましたが、データ分析の結果に基づき、安い方に合わせて4つの体系に統合しました。その結果、値下げしたにも関わらず、売上はほとんど減少しませんでした（本当は増えて欲しかったですが…）。この理由としては、値下げにより利用時間が増えたことや、元々、利用されていなかったということが考えられます。これらもデータベースから会議室の稼働率を調べることで原因を追究し、例えば、プロジェクターなどの備品の無料化や内装の変更などでサービスの向上を図りました。

また、料金体系がわかりやすくなることで、運営管理が容易になった上にお客様も料金体系を理解しやすくなりました。これにより、双方にとってメリットが生じました。

まとめ

データ分析の重要性は、企業の経営判断や業務改善において欠かせない要素です。日々のデータを蓄積し、定期的に分析することで、売上や経費の動向を把握し、効率的な経営が可能となります。OBCの事例では、データベースの構築と分析により、料金体系の見直しやサービス向上を実現し、売上を維持しつつ顧客満足度を向上させました。このように、地道なデータ蓄積と継続的な分析が、経営の質を高める鍵となります。日常業務に追われがちな中小企業でも、表計算ソフトを活用することで、データの一元管理と有効活用が可能です。データ分析を積極的に取り入れ、経営判断の精度を高めましょう。