業務改善の進め方（２）EXCELを活用した定例事務作業の効率化

前回に続き、多くの企業で周期的に発生する事務作業、例えば請求書の発行や取引先へのメール連絡の改善について考えます。

まず前提として、定例作業はEXCELで対応できることが多いため、次の方針で改善を行います。

  • 新たな有料システム導入はしない
  • 修正できる人が限られるためマクロは使わない
  • なるべく簡単な操作性を追求する

1．請求書発行業務の効率化

取引先の少ない企業やレンタルオフィスに入会されているスタートアップ企業では、特別な請求書発行システムを導入せず、メールまたは郵送で請求書を発行していることが多いと思います。ここでは、請求書をメール添付で送信する作業を効率化した事例を紹介します。

メール送信の基本的な手順は次の通りです。

  1. 宛先・件名・本文を入力
  2. 添付ファイルを添付
  3. 送信

日付や宛先を除き、毎月同じ内容となることが多いので、これらをEXCELで自動化します。以下はメールの参考例です。

【宛先】：AAA@****
【CC】：BBB＠****
【件名】：X月分の請求書を送付します。

【本文】
AAA様
いつもお世話になっております。
X月分の請求書を送付致します。
以上、取り急ぎご連絡まで

【メーラー側で設定する署名】

【添付ファイル】

この例では、AAA様、BBB様、X月と添付ファイル以外は全く同じ内容になります。これをEXCELのHyperlink関数を使って自動化します。

例えば、セルA1にメールアドレスが入力されている場合、=HYPERLINK(“mailto”&A1)と入力すると、A1のメールアドレスがメーラーの送信先に自動で追加されます。そのほかの入力についてはご自身でお調べ下さい。

2．ファイル名変更の効率化

請求書作成をEXCELで行っている場合、この作業も効率化できます。弊社では次の流れで請求書を作成・発行しています。

  1. 請求書に金額・日付等を入力
  2. 請求書を印刷し、押印 or 電子印鑑を利用
  3. 請求書の内容を紙でチェック
  4. 請求書をまとめてスキャンしPDF化（1つのファイルとして生成）
  5. ファイルをページごとに分割（フリーソフト利用）
  6. ファイル名を一括で変換
  7. メールに添付し送信

特に手間だったのがスキャンしてファイル名を変更する作業でした。従来は請求書を1枚ずつスキャンし、ファイル名を手作業で変更していましたが、非効率でミスも発生しやすい状態でした。

そこで、EXCELに変更前のファイル名と変更後のファイル名を入力し、一括で変更できるようにしました。以下はその大まかな流れです。

  1. PDFを分割できる商用利用可能なフリーソフトpdf_asでスキャンデータを分割
  2. フォルダのアドレス欄に「cmd」と入力し、コマンドプロンプト（黒い画面）を表示
  3. コマンドプロンプトにdir/b |clipと入力しEnter
  4. クリップボード内のファイル名をEXCELに貼り付け（例：セルA1）
  5. 変更後のファイル名をセルA2に入力
  6. セルA3に=ren&” “&A1&” “&A2という数式を作成し変換コマンドを作成
  7. コマンドプロンプトに貼り付けてEnterを押すとファイル名が変更

この方法で、複数のデータでも一括で変更でき、大幅な時間短縮が可能です。ただし、スキャンした請求書の順番と変更するファイル名の順番を合わせる必要があります。また、コマンドプロンプトを使う際にはファイル名には禁則文字がありますので注意してください。

まとめ

EXCELを使った業務効率化は追加費用がかからず、社内で作成・カスタマイズも容易ですのでぜひご活用ください。どうしてもわからない場合や、導入したい場合は弊社のお問合せフォームよりご相談ください。但し有償のコンサルティング契約が必要となります。

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